Referat konstituerende bestyrelsesmøde Parcelforningen Solvangen 2018

Bestyrelsen konstituerede sig til konstituerende bestyrelsesmøde d.14. marts 2018 kl. 21.

Bestyrelsen ser efter konstituering ud som nedenfor.

Formand

Johan Hardang Vium

Hasselvangen 267

8355 Solbjerg

e-mail: johan@solvangen.org

 

Næstformand

Carsten Tolderlund

Hasselvangen 251

8355 Solbjerg

e-mail:carsten@solvangen.org

 

Kasserer

Karen Kring Henneberg

Hasselvangen 249

8355 Solbjerg

Mobil: 50929602

E-mail: kasserer@solvangen.org

 

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

e-mail: anastasia@solvangen.org

 

Rasmus Stensgaard

Solbjerg Hedevej 95

8355 Solbjerg

e-mail: rasmus@solvangen.org

 

Jon Holm

Hasselvangen 11

8355 Solbjerg

e-mail: jon@solvangen.org

 

Suppleanter

Kim Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

 

Keld Stoltenborg

Hasselvangen 24

8355 Solbjerg

 

Revisor

Stig Sommer

Solbjerg Hedevej 75

8355 Solbjerg

 

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel

Hasselvangen 241

8355 Solbjerg

Referat generalforsamling Parcelforningen Solvangen 2018

Sted: Fritidscenteret, Solbjerg Hovedgade
Dato: 14. marts 2018 kl. 20.00

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  3. Aflæggelse af underskrevet regnskab
  4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
  5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
  7. Valg af revisor og revisorsuppleant
  8. Status for den store grundejerforening
  9. Eventuelt

 

  1. Valg af dirigent og referent

Jon Holm blev valgt som dirigent. Kim Larsen blev valgt som referent.

Generalforsamlingen var indkaldt rettidigt med 3 ugers varsel.

Fremmødte fra Bestyrelsen: Johan Vium, Rasmus Steensgaard, Jon Holm, Rene Hansen, Anastasia Larsen, samt Kim Larsen.
Herudover yderligere 5 af foreningens medlemmer. I alt 11 deltagere.

 

  1. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

Jon har gennem hårdt arbejde fået kontakt til kommunen og derved sørget for, at der er kommet cykelsti opmærkning på begge sider på Solbjerg Hedevej frem til første indkørsel til Hasselvangen. Det har medført lavere hastighed og bedre forhold for cyklister.

Skraldespande er blevet opsat i området, og regningen er betalt af Parcelforeningen Solvangen. De bliver flittigt brugt, specielt af hundeluftere.

Vandspejlet står højt i vores fjernvarme brønde og generelt i området. Det ses især ved volden og lavere liggende områder, hvor vandet har svært ved at komme væk. Aarhus Kommune har derfor gravet og nedlagt dræn ved hovedvejen + alle stikveje. Asfalten skal gennemses næste år.

Der er oprettet en Facebook side til foreningen og anbefaler alle at melde sig ind i den. https://www.facebook.com/groups/1905635573015932/

Vejvedligehold kontrakt er lavet med Colas. Bestyrelsen vil gennemgå området med dem, for udbedring af asfalt skader.

 

  1. Aflæggelse af underskrevet regnskab.

Regnskabet er underskrevet af den afgående kasserer, formand samt revisor.

Regnskabet blev fremlagt af Rene og godkendt af de fremmødte.

Der er ingen skyldnere på nuværende tidspunkt.

Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org)

 

  1. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne

Der er indkommet forslag fra medlem om at justere vedtægter:

  • 13. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse eller e-mail meddelelse til hvert enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse.
  • 13. Stk. 3. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til generalforsamling. Det underskrevne årsregnskab samt forslag til budget for det kommende regnskabsår skal gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside.

foreslås ændret til:

  • 13. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse gennem husstandsomdelt medie.
  • 13. Stk. 3. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til generalforsamling. Det underskrevne årsregnskab samt forslag til budget for det kommende regnskabsår skal gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside senest 2 uger før.

Forslagsstiller var ikke fremmødt for at argumentere for ændringsforslaget og det blev afvist. Det kan eventuelt tages op igen næste år.

 

  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Budgettet for næste år blev gennemgået og godkendt af de fremmødte. Bidrag fastholdes på 1.900 kr. per medlem.

 

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter

På valg til bestyrelsen var:

Rene John Hansen – Modtager ikke genvalg (fraflytter)

Carsten Tolderlund – Modtager genvalg

Anastasia V. Larsen – Modtager genvalg

På valg som suppleant var:

Kim Larsen – Modtager genvalg

Alle genopstillede fra bestyrelsen blev genvalgt.

Karen Kring Henneberg fra Hasselvangen 249 blev valgt ind som nyt medlem af bestyrelsen. Karen har erfaring fra tidligere bestyrelsesarbejde incl. funktion som kasserer.

Derudover består bestyrelsen af Johan Hardang Vium, Rasmus Stensgaard samt suppleant Keld Stoltenborg (Alle på valg i 2019).

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) – modtog begge genvalg.

 

  1. Status for den store Grundejerforening

Morten Pedersen fra MH-byg fra storparcel 9 bygger på storparcel 13+14.

Familiebolig fra storparcel 15 bygger på storparcel 11 +12.

Kim Larsen er bestyrelsens repræsentant og formand for Grundejerforeningen (GF) Hasselvangen.

Døde træer skiftes i området i løbet af næste år.

Ny gartner er Hverdagsliv og entreprisen styres af næstformand for GF Hasselvangen Vagn Kloster.

Det skal undersøges om at få en ny entreprenør til vintervedligehold fra næste sæson.

 

  1. Eventuelt

Det undersøges om kontaktsiden kan slettes på hjemmesiden (solvangen.org). I stedet skal der henvises til Facebook siden, eller e-mail.

Der skal eventuelt oprettes en generisk mail til formand og kasserer, så alt mail kommunikation gemmes og kan overleveres.

Husk generalforsamlingen på onsdag

Husk at Parcelforeningens årlige generalforsamling afholdes på onsdag kl. 20 i Fritidscenteret. Der vil være god forplejning til mødet!

Dagsorden
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
3. Aflæggelse af regnskab
4. Indkomne forslag
5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
6. Valg til bestyrelsen
7. VAlg af revisor og revisorsuppleant
8. Status for den store grundejerforening
9. Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 16-11-2017

Deltagere: Johan, Jon, Kim, Anastacia, Carsten
Afbud: René, Rasmus

Dagsorden og referat:

Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

Økonomi
Der er pt. 1 gentagende skyldner, som dog har lovet at betale. 4 medlemmer har ikke betalt seneste kontingent. Der er fremsendt rykkere til disse 4 medlemmer.

Vedligehold af områdetSteen Balskilde har stået for vedligehold af foreningens grønne områder. Herunder vedligehold af ”volden” samt udskift og pleje af træer, buske og bede. Der har været utilfredshed med kvaliteten af arbejdet, og der er fremsendt flere fakturaer fra udbyderen. Der har også været uenighed om hvilke opgaver, der er omfattet af tidligere fremlagte tilbud. Aftalen er derfor blevet opsagt.

Firmaet Hverdagsliv.dk v/Morten Pedersen (Storparcel 9,13 og 14) står fremover overordnet for vedligehold af de grønne områder samt snerydning/vintervedligehold.

Vagn Kloster står for de grønne områder. Han har entreret med flere underleverandører til diverse opgaver.

Steen Balskilde skal stå for vintervedligehold af ”buen” (selve Hasselvangen).

Vagn Kloster står for vintervedligehold af stikveje, sideveje og stier.

Der er indgået aftale om betaling pr. udført omgang vintervedligehold.

Der satses på at indgå en fastprisaftale for vedligehold af de grønne områder til foråret.

Bestyrelsen har modtaget henvendelser om små problemer i de grønne områder. Dog ikke noget, der skal tages action på.

De ny opsatte skraldespande fungerer ikke helt efter hensigten. Der smides stadigvæk ”hundeposer” i det fri. Bestyrelsen håber på, at problemet aftager. Ellers følges der op med en opfordring/kampagne.

Foreningen generelt
Der er stadigvæk problemer med vand langs med bagsiden af volden ud mod Solbjerg Hedevej.

Der samles en del overfladevand bag den nederste del af volden. Problemet skyldes formodentligt ikke selve volden. Der opfordres til at de enkelte medlemmer selv finder løsninger, der passer til de konkrete problemer og haver/grunde. Foreningen kontakter Vagn Kloster og spørger, om han har nogen tips & tricks til at løse problemet.

Parcelforeningen Solvangens Facebookside har nu 44 medlemmer. Der gøres fremover mere for at agitere på denne side. Herunder info vedr. generalforsamling. Der opfordres til at medlemmerne spreder info om siden til naboerne, så vi kan få alle husstande med i gruppen. Jon besvarer spørgsmålet omkring vand i have, som er blevet stillet på facebooksiden.

Der er blevet opmalet cykelsti på Solbjerg Hedevej. Kommunen ønsker at føre cykelstien helt ud til Mødebro Parkvej men har ikke en konkret løsning for hvordan den skal udformes/udføres. Jon har kontakt til Kommunen.

Arbejdet med etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er afsluttet. AVA har fremsendt dokumentation for det udførte arbejde, og der er afholdt syn/overlevering. De berørte områder får påfyldt nyt asfalt til næste år når belægningen har ”sat sig”.

Bestyrelsen har modtaget forespørgsel om skiltning af hastighedsbegrænsning i området. Bestyrelsen har diskuteret forslaget, men opfordrer til dialog medlemmerne imellem frem for forbudsskilte og påbudsskilte.

Der er afholdt møde i Solbjerg Fællesråd. Der var arrangeret forplejning, hvilket trak flere folk til mødet. Der var bl.a. indslag om hvordan man ansøger om midler fra diverse fonde. Fællesrådet opfordrer til, at man tager initiativer i byen og lave flere folkelige indslag.

Den store grundejerforening
Der er stadigvæk meget ringe opbakning og tilslutning til bestyrelsesarbejdet i den store grundejerforening. Enkelte afdelinger/medlemmer har ikke betalt kontingent. Der arbejdes på at inddrive de manglende indbetalinger. På trods af den manglende opbakning lykkes det dog at få den daglige drift i foreningen til at fungere.

Den store grundejerforening regner med et underskud for 2017 på ca. 40.000 kr. Det skyldes bl.a. ekstraordinære regninger/investeringer i forbindelse med vedligehold af de grønne områder, og underskuddet var delvist ventet. Man regner med at dække underskuddet ind i regnskabet for 2018.

Eventuelt
Generalforsamling 2018 foreslås afholdt tirsdag d. 14/3-2018 kl. 20 i Fritidscentret. Johan undersøger, om der er ledigt og booker lokale.

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 18/4-2017 kl. 20.00

Fremmødte:

Bestyrelsen: Jon Holm, Rasmus Stensgaard, René J. Hansen, Johan Hardang Vium, Carsten Tolderlund, Anastasia V. Larsen

4 øvrige grundejere.

 

  1. Valg af dirigent og referent.

Anne Bøgh Fangel blev valgt som dirigent.

Carsten Tolderlund blev valgt som referent

Indkaldelse til generalforsamling er udsendt med en lille forsinkelse. Generalforsamlingen godkendte indkaldelsen.

  1. Bestyrelsens beretning

Vedligehold af veje er startet. Colas har udfyldt revner i asfalten. Der afventes at kommunen svarer på sag vedr. forkert anlagte fald hen til afløbsbrønde langs stier mv. (Kommunen har efterfølgende svaret og udbedret asfalten)

Affald Varme Aarhus vil anlægge dræn i brønde til stophaner for fjernvarme. Brøndene står ofte under vand og der er risiko for at stophanerne bliver defekte med tiden og at der dermed ikke kan lukkes for fjernvarmen i sektioner. Dette arbejde udføres uden udgift for Parcelforeningen.

Der er opstillet skraldespande til bla. hundeposer. Specielt spanden ved bommen er meget besøgt. Der arbejdes på at udvide/udskifte denne spand.

Bestyrelsen blev bedt om at undersøge om der kunne opstilles fodboldmål på fællesarealet ved legepladsen. Dette blev afvist/udskudt af bestyrelsen da der i forvejen findes mange steder til boldspil i Solbjerg. Der er efterfølgende midlertidligt været opsat mål i området uden bestyrelsens medvirken.

Der arbejdes med forslag til trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej. Kommunen er positive overfor idéen. Specielt hvis den bliver delvist finansieret af grundejerforeningerne i området. Der kommer måske en mulighed for at få finansiering i forbindelse med udbygning/udnyttelse af Solbjerg Byport. Det undersøges om nogle af de andre foreninger vil bidrage.

Legepladser er efterset og bord/bænke er malet. 2 bænke er blevet overset. Disse males i 2017.

Den store grundejerforening har afholdt ekstraordinær generalforsamling. Vedtægterne er ændret og bestyrelsen har igen adgang til foreningens ressourcer.

Det er vanskeligt at skaffe interesse fra grundejere i den store grundejerforening. Der er endnu ikke kommet en ny kasserer. Det bliver evt. en ekstern revisor/bogholder.

Der er entreret med et nyt firma til vedligehold af grønne områder. Der er en væsentlig besparelse på dette og det forventes at arbejdet udføres (mindst) lige så godt som hidtil. Der kommer en ekstra regning for at få området bragt ”ajour”. Dette er lagt ind i budgettet for 2017.

 

  1. Regnskab

Årets resultat for 2016 viste et overskud på 42.032,41 kr.

Alle poster i regnskabet blev gennemgået.

Balancen blev gennemgået. 796.449,20 kr.

Punktet vedr. skyldnere blev udspecificeret. Der var tilfredshed af behandlingen.

Regnskabet er tilgængeligt på Parcelforeningen Solvangens hjemmeside. (www.solvangen.org)

 

  1. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

 

  1. Budget og kontingent

 

Budgetforslag er tilgængeligt på Parcelforeningen Solvangens hjemmeside. (www.solvangen.org)

Bestyrelsen foreslår at kontingentet forbliver uændret ifht. 2016 på 1900 kr.

Budget og forslag til kontingent blev vedtaget.

 

  1. Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Johan Hardang Vium, Rasmus Stensgaard og Jon Holm.

Alle modtog genvalg.

Valg af suppleant til bestyrelsen.

Kjeld Stoltenberg modtog valg til posten som suppleant til bestyrelsen.

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Glenn Danielsen. Modtager ikke genvalg

Stig Sommer modtog valg til posten som revisor.

På valg til revisorsuppleant: Stig Sommer.

Anne Bøgh Fangel modtog valg til revisorsuppleant

 

  1. Status for den store grundejerforening

Status for den store grundejerforening blev gennemgået under punkt 2 Bestyrelsens beretning.

Kommunen mangler at udbetale 15.000 kr. til den store grundejerforening. Det skyldes at der mangler etablering af asfalt enkelte steder.

Det undersøges om der mangler bomme på nogle af stikvejene i Øst og måske en sti i henhold til den oprindeline plan for området.

 

  1. Eventuelt

Der er ønske om oprydning på støjvolden mod Solbjerg Hedevej. Der er en del brombærbuske og andet vegetation, som vokser vildt. Der er lagt en plan for dette i forbindelse med reetablering af de grønne områder.

Der er problemer med højtstående grundvand/regnvand i bunden af Hasselvangen. Samme problem ses ved en del af husene bag støjvolden. Problemet skyldes sandsynligvis traktose? Det undersøges om vores nye entreprenør kan bore ”drænhuller” i arealet tilhørende den store grundejerforening.

Der skal arbejdes for at få flere med til generalforsamlingen til næste år. Det kan udsendes reminder-mail via Parcelforeningen Solvangens hjemmeside, opslag/skilte i området, opslag i Solbjerg Nyt. Der er nu oprettet en Facebook gruppe for Parcelforeningen Solvangen hvor grundejere kan tilmelde sig.

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen for Parcelforeningen Solvangen sig.

Bestyrelsen ser ud som følger:

Formand

Johan Hardang Vium
Hasselvangen 267
e-mail: johan@solvangen.org

Kasserer

René John Hansen
Hasselvangen 20
Tlf. 8692 9191 / 60869393
E-mail: rene@solvangen.org

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen (Vejansvarlig)

e-mail: ana.krasilnikova@gmail.com

Rasmus Stensgaard (Grønne områder)
Solbjerg Hedevej 95

Carsten Tolderlund
Hasselvangen 251
e-mail: carstentolderlund@gmail.comim@solvangen.org

Jon Holm (Lejepladser)
Hasselvangen 11
e-mail: jon@solvangen.org

Suppleanter

Kim V. Larsen
Hasselvangen 3

 e-mail: kim@solvangen.org

Keld Stoltenborg
Hasselvangen 24

Revisor

Stig Sommer
Solbjerg Hedevej 75

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel
Hasselvangen 241

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 20-03-2017

Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Kim
Afbud: Anastasia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
– Status på gæld og indberetning af skyldnere
2 aktive skyldnere med samlet restance på 13.400 kr. X 9100 kr. og Y 4300 kr. Disse 2 sager er sendt videre til fogedretten. Øvrige skyldnere har betalt efter en påmindelse.
1 medlem har betalt kontingent forud.

-Vedligeholdelse af stier og veje
Colas har udført det bestilte reparationsarbejde.
Enkelte afløbsriste er udført/opført forkert. Dette er tidligere påpeget af Colas. Kommunen er gjort opmærksom på fejlen men har udskudt deres undersøgelse til foråret. Johan følger op på sagen.

-Regnskab
Vi har ikke helt haft de forventede udgifter til snerydning.
Der forventes en mindre udgift til ekstraordinær vedligehold af grønne områder
Foreningen havde i 2016 et overskud på ca. 42.000 kr.
Likvide beholdninger ifølge regnskab:
Foreningskonto 325.938,99 kr.
Vestjysk Bank 22.110,21 kr.
Vejkonto 335.000 kr.
Reservekonto 100.000 kr.

3. Den store grundejerforening Hasselvangen
Der har været afholdt 2 ekstraordinære generalforsamlinger i den store Grundejerforening Hasselvangen pga. begrænset tilslutning. På opfordring fra Jyske Bank er vedtægterne ændret for at opnå adgang tilgå foreningens konto. Dette blev vedtaget og bestyrelsen er nu beslutningsdygtig.
Bestyrelsen omfatter 3 medlemmer. Der arbejdes på at få en ny (aflønnet) kasserer.

Der indhentes tilbud på vedligehold for det komplette område for f. eks. en 5-årig periode. Hele området er gennemgået og der er umiddelbart en del penge at spare. Der laves ny plan for udskiftning, vedligehold og beplantning i foreningen med særlig fokus på Højen og Volden.

-Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
Colas har udbedret skaderne ifm. gennemgang af asfalt i området.

-Kontrol af legepladser (Jon)
Legepladser er kontrolleret for fejl/mangler.
Vippedyret på legepladsen fastgøres bedre i løbet af foråret.

-Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
Maling af de sidste 2 bænke der ikke blev malet i 2016 foretages i 2017 når vejret tillader det (betales af den store grundejerforening)

-Lukning af bomme
Vi har modtaget nøgler til de nye bomme fra Kommunen. Nøglerne overdrages til entreprenør efter forespørgsel. Nøglerne ligger hos Johan.

-Affaldsstativer
Der er opstillet affaldsstativer i området. Disse bruges flittigt. Specielt til hundeposer”. Placeringen ved bommen over mod Egevangen er ekstra populær. Der bestilles et større affaldsstativ ved denne placering. Den lille skraldespand flyttes over til stien imod Fakta. Den store forening sørger for indkøb og flytning.

-Udbedring af brønde ved afløb fra vej
Vi har intet hørt fra Kommunen eller AVA vedr. projektet. Carsten følger op på sagen.

-Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste grønne områder skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening. Johan spørger Kommunen om status.

4. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
Kommunen er positivt indstillet over for at der males cykelsti/striber på Solbjerg Hedevej.

Fællesrådet har ingen indsigelser.
Jon kontakter Kommunen og spørger om den videre procedure og kontakter er et par leverandører for at indhente pris. Der sigtes efter at dele udgiften med andre grundejerforeninger eller forretningsdrivende.
Solbjerg Hedevej åbnes for gennemkørsel inden Byg & Bo messen i påsken for at aflaste Solbjerg Hedevej. Der forventes 25.000 besøgende til Byg & Bo messen i Møddebro Parkvej.

5. Generalforsamling 2017
Generalforsamlingen i Parcelforeningen Solvangen afholdes 18 april, 2017 kl. 20 i Fritidscentret i Sal 2 ud mod vejen.
Johan Kontrollere lokalestatus og videresender til Rene som printer indkaldelsen. Rasmus (evt. Kim og Jon) omdeler
Forplejning. Der bestilles kage fra Gourmiddag.

På valg til bestyrelsen er:
– Johan H. Vium
– Rasmus Stensgaard (trådt ind i stedet for Erik)
– Jon Holm
– Revisor Glenn Danielsen
– revisorsuppleant Stig Sommer
– pt en vakant suppleant-plads
Alle bortset fra Glenn modtager genvalg
Tænk over om det evt. er noget for dig at deltage i bestyrelsen.

6. Eventuelt
– Næste bestyrelsesmøde
Kort møde efter generalforsamlingen til konstituering af bestyrelsen.
Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 25-10-2016

Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Anastasia, Kim
Afbud: alle til stede

 

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde
    Ingen kommentarer (Se eventuelt referat fra sidste møde)
  1. konomi
  • Status på gæld og indberetning af skyldnere (2016 og tidligere)
    Der er 4 skyldnere til foreningen.
    De ældre sager afventer diverse undersøgelser og afklaringer fra advokat.
    Der er enighed i bestyrelsen om at følge sagerne helt til dørs via inkasso mv.

    Parcelforeningen har opdelt foreningens konti i flere banker så vi ligger under garantigrænse. Der overføres midler til den konto der stadig giver renteindtægter.

  • Vedligeholdelse af stier og veje
    Colas kommer d. 28/10 og gennemgår vejene og undersøger hvad der skal laves i år i henhold til vedligeholdelseskontrakten. Det forventes at kontrakten underskrives, så vedligehold kan starte i år.
    Den store Grundejerforening har afsat 15.000 til dette vedligehold efter fordelingsnøglen.
  1. Den store grundejer forening
    Den store grundejerforeningen er i opløsning. Ingen har ud over en fra parcelforeningen Hasselvangen har meldt sig til arbejdet og den forhenværende kasserer er fraflyttet. Kim Larsen (Formand) skriver rundt til områdets små foreninger og tager herefter et møde med Kommunen og hører hvad de foreslår som løsning. Vi (Parcelforeningen Solvangen) foreslår at den store grundejerforening  kan lægges under administration af Solvangen, medmindre kommunen kommer med andre bedre forslag.

    Kim sender referat fra generalforsamling mv til banken, så der er en der har adgang til midlerne i den store grundejerforening.

    Det forventes desuden at der må hyres hjælp udefra fra revisor, idet der ikke er nogen til at varetage kassererposten i den store grundejerforening.

  • Udbud af grønne områder og vinterrydning

    Vinterrydning kører videre som tidligere. Der laves ikke udbud.
    Der er afsat 84.000 til snerydning i budgettet og derudover 40.000 i buffer i tilfælde af is-vinter.

  • Udskiftning af træer og buske mv i området

    Der er sammen med vores entreprenør Steen lavet en gennemgang af området og vi har efterfølgende modtaget et tilbudskatalog med forskellige arbejdsopgaver og priser.

    Midlerne i budgettet i den store grundejerforening er brugt, så det er ikke muligt at foretage yderligere i år. Eventuelt er der dog muligt med en mindre omlægning af enkelte bede til græsareal, hvor buske ikke er i stand til at gro.

  • Pasning af højen

    Normal pasning og pleje er lagt ind i aftale med entreprenøren. Engarealet klippes ihht. pasningsvejledning 2x per år.

  • Beplantning på højen
    Der er tvivl om Kommunen har overdraget noget, der ikke gror. Der er sandsynligvis problemer med jorden i området, samt der er nogle buske der ikke har kunnet tåle at der er blevet sprøjtet mellem buskene. Træerne burde muligvis have været vandet og gødet, men det er ikke oplyst af kommunen ved overdragelse. Kommunen tager intet ansvar for beplantningen.

    Entreprenøren har lavet et forslag til hvordan Højen kan ”reddes”. Der er mange træer og buske der eventuelt skal genplantes – uden at vide hvordan det vil gro fremadrettet. Dette arbejde er meget kostbart og er udskudt indtil videre.

  • Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
    Kommunen tager intet ansvar for dette. Det forventes ordnet i forbindelse med Colas’ servicering af belægningen i området.
  • Kontrol af legepladser (Jon)
    Jon kontrollerer legepladser, når de benyttes og om der skulle være mangler. Se vippedyr nedenfor.
  • Maling af legepladser og bænkesæt ved legepladser
    Arbejdet er udført tilfredsstillende.
  • Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
    Maling foretages i 2017 pga. vejr + økonomi
  • Der foreslås at græsset bag støjvolden klippes hver anden gang, der klippes græs langs højen.
    Græsset bag volden klippes nu hver anden gang, hvilket vurderes at være tilfredsstillende.
  • Entreprenøren gøres opmærksom på at der skal lukkes porte til cykelstierne efter græsklipning.
    Johan efterlyser nøgler til bomme ved højen hos Kommunen. Carsten skriver til entreprenøren.
  • Bedre fastgørelse af vippedyr på legepladsen
    Vippedyret er rettet op tidligere. En bedre fastgørelse er ikke foretaget endnu. Rasmus udfører dette med hjælp fra frivillige.
  • Fodboldmål
    Der er indhentet tilbud på fodboldmål, men bestyrelsen tvivler på at banen vil blive brugt tilstrækkeligt og om det medfører ekstra vedligehold og uønsket støj omkring banen. Det findes ”rigtige” fodboldmål ved skolen/hallen – dette vurderes at være tilstrækkeligt. Vi beholder vores små fodboldmål ved legepladsen.
    Sagen genoptages, hvis der kommer flere forespørgsler.
  • Indkøb af affaldsstativer via entreprenør (5 stk ved lejepladser, bænkesæt og sti mod fakta) og tømning af dem

    Carsten bestiller 5 skraldespande med låg inkl. opsætning hos entreprenøren. De betales af Solvangens disponible beløb. (9.250 kr.+moms).
    Affaldsstativerne tømmes af entreprenøren i forbindelse med almindeligt vedligehold af området.

 

  • Udbedring af brønde ved afløb fra vej
    Der er afholdt møde med Affald Varme Aarhus (AVA) som har fremlagt plan for renovering af brønde til stikledninger i området. Brøndene er oversvømmede og der skal etableres dræn. Arbejdet koster ikke foreningen noget – bortset fra generne i forbindelse med opgravning. Det sikres at kontrakten omfatter fuld genetablering og vedligehold af asfalt. AVA skal søge gravetilladelse ved Kommunen. Arbejdet udføres sandsynligvis i 2017.

 

  • Kasserer til den store grundejerforening
    Se indledende tekst til dette punkt. Der er ingen kasserer i den store grundejerforening pt.

 

  • Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
    I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste område skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening.

    Der mangler stadigvæk lidt til overdragelsen. Midlerne er derfor ikke udbetalt endnu.

  1. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
    Forslag med indsnævring af vejbane vha. vejstriber og cykelsti er fremsendt og præsenteret for Kommunen.

    Kommunen er positiv. Det er luftet over for kommunen, at der muligvis kan være nogen betaling fra foreningerne for at fremskynde processen.

    Trafikdæmpningen er på liste over tiltag der er ønskes hos kommunen. Der kan tages fat i kommunen for at fremskynde processen. Der skal også tages fat i de omkringliggende foreninger for økonomisk støtte herfra idet de vurderes også at have stor interesse i anlæggelse af cykelsti og sænkning af hastighed. Specielt ifm. at vejen i fremtiden forventes at blive en gennemfartsvej.

  1. Generalforsamling 2017
    Afholdes i foråret 2017 som normalt
  1. Eventuelt
  • Næste bestyrelsesmøde
    Næste møde forventes i Januar/Februar 2017
    Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.

 

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 29/3 2016

Der var 11 fremmødte til generalforsamlingen 2016, inklusiv 4 fra bestyrelsen.

 

  1. Valg af dirigent og referent

Dirigent blev: Rasmus Stensgaard

Referat: Carsten Tolderlund/Johan H. Vium

Det blev herefter konstateret at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.

 

  1. Bestyrelsens beretning ved formand Johan Hardang Vium

Se noter til bestyrelsens beretning i bilag nedenfor.

 

  1. Regnskab ved René John Hansen

Regnskabet, underskrevet af bestyrelse og revisor, blev fremlagt og godkendt.

Der er enkelte restancer vedr. betaling af kontingent til foreningen. Det undersøges hvordan proceduren er for inkasso og hvilke udgifter, der er forbundet med det.

Se desuden punkt 6 omkring budget og fastsættelse af bidrag.

 

  1. Forslag

Der var ingen indkomne forslag inden generalforsamlingen

 

  1. Bestyrelsen har anmodet om tilladelse til at investere en del af foreningens midler i sikre aktiepuljer.

Forslaget blev diskuteret og konklusionen blev at der ikke findes nogen sikre investeringer, der garanterer et positivt afkast. Forslaget blev derfor afvist. Der var enighed om at fordele foreningens formue i flere pengeinstitutter for at komme under grænsen for den statslige garanti ved eventuelle bank-krak. Det blev også diskuteret hvor vidt det gavner at foreningen har en stor formue/opsparing når kapitalen ”skrumper”. Resultat af denne diskussion er uddybet under punkt 6.

 

  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Udgiften til snerydning har ligget ret stabilt i flere år og er ikke blevet reguleret. Det er derfor tvivlsomt om det kan betale sig at indhente tilbud fra andre aktører. Bestyrelsen er opmærksom på dette.

I forlængelse af diskussion fra punkt 5 blev det besluttet at sænke bidraget til 1.900 kr. årligt pr. parcel.

Beløbet fremkom efter en beregning af de nødvendige midler til bla. vedligehold/udskiftning af vejbelægning. Beløbet ændres/justeres i takt med udsving i foreningens udgifter. Budgettet blev herefter godkendt.

 

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

På valg: Kim Larsen, René J. Hansen, Keld Stoltenberg og suppleant Kristine Vium.  Keld Stoltenberg og Kristine Vium genopstiller ikke.

Anastasia V. Larsen, Carsten Tolderlund blev valgt ind

Som bestyrelses suppleant blev Kim Larsen valgt.

(Rasmus Stensgaard der var suppleant til bestyrelsen fra 2015 træder ind i stedet for Erik Jensen der ønsker at træde ud af bestyrelsen)

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor og revisorsuppleant er først på valg i 2017

 

  1. Status for den store grundejerforening

Den store grundejerforening har fået ny formand/kvinde. Foreningens kasserer er flyttet og skal erstattes.

Der er blevet udskiftet træer og buske rundt omkring i området. Det sikres at der er ”gro-garanti” på de planter, der udskiftes.

 

  1. Eventuelt

Det er ved at være tid til planlagt vedligehold af legepladsen. Legestativet skal males og der indhentes tilbud fra en lokal maler. Det undersøges om foreningen skal forestå klargøring til malerarbejde (Tilbud er efterfølgende indhentet fra maler på klargøring samt maling som er accepteret). Et af ”vippe-dyrene” er blevet ustabilt og trænger til ny beton sokkel. Dette udføres af frivillige fra bestyrelsen.

Der mangler stadigvæk indsats/afklaring på problemet med for høj hastighed på Solbjerg Hedevej. Der var flere forslag til løsninger herunder bedre skiltning, indsnævring af kørebane (miljøvej hvor man kører midt på vejen hvis der ikke er modkørende) Opmærkning af brede cykelstier i begge sider. Solbjerg Fællesråd oplyser at dette er den hurtigste måde at få løst problemet. Det vil også være en fordel at gå sammen med de andre stik-veje for at få bredest muligt opbakning.

Bestyrelsen tager kontakt til kommunen og fremlægger forslagene samt evt. mulighed for medfinansiering fra foreningen. (Se desuden note i bestyrelsens beregning omkring hastighedsdæmpning i 2015.)

 

 

 

 

 

 

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig.

Bestyrelsen ser ud som følger:

 

Formand

Johan Hardang Vium
Hasselvangen 267
e-mail: johan@solvangen.org

 

Kasserer

René John Hansen
Hasselvangen 20
Tlf. 8692 9191 / 60869393
E-mail: rene@solvangen.org

 

  • vrige medlemmer

Anastasia V. Larsen (Vejansvarlig)
Hasselvangen 3

Rasmus Stensgaard (Grønne områder)

Solbjerg Hedevej 95

 

Carsten Tolderlund
Hasselvangen 251

Jon Holm (Legepladser)
Hasselvangen 11
e-mail:
jon@solvangen.org

 

Suppleanter

Kim Larsen
Hasselvangen 3
e-mail:
kim@solvangen.org

 

Revisor

Glenn Danielsen
Hasselvangen 237

 

Revisorsuppleant

Stig Sommer

Solbjerg Hedevej 75

 


 

Bestyrelsens beretning 2015-2016

Se noter fra parcelforeningens område og bestyrelsens arbejde i 2015-2016 nedenfor.

 

  • Hvad angår Busrute 20 har vi indsendt høringssvar til Midttrafik i foråret 2015. Det blev desværre overhørt og den nye ruteplan trådte i kraft August 2015. Der har været underskriftsindsamling i Solbjerg mod omlægningen med over 1000 underskrifter.
  • Der har netop været en ny trafikplan i høring:
    • Nyt busnummer 17 med ca. samme rute som den nuværende rute 20.
    • Rute 202 får sandsynligvis endestation i Tranbjerg, og kører ikke ind til Århus fremover.

Den nye høringsperioden sluttede d. 25/2, 2016. Det blev ikke nået at indsende høringssvar fra Solvangen.

 

  • Der er foretaget mindre udbedringer af beplantning (nye træer og rensning af støjvold) og elinstallationer i området. Kabelboks er rettet op. (Nedgravning af kabler, der stikker op af jorden, er husejerens ansvar, idet det er kabler, der ikke er blevet afsluttet korrekt i forbindelse med husbygning).

 

  • Bestyrelsen har taget kontakt til færdselspolitiet og der har været kontrol på Solbjerg Hedevej. Helleanlægget på Solbjerg Hedevej har sænket hastigheden lidt i den ene ende af vejen. Der er dog stadig mange, der kører for stærkt.

 

  • Parcelforeningen har været kontakt til Plan og Teknik i Kommunen, hvor vi foreslået 3 trafikdæmpende tiltag:
    • Anlagt cykel sti (Dyr),
    • Cykel sti i en side anlagt (Mellem),
    • Striber som cykelsti (Billig)

Oplæg er desuden sendt til Solbjerg Fællesråd, og er med på liste over ønsker fra Solbjerg. Det er dog ikke øverst på prioritetslisten (men kan evt. gøres billigt).

 

  • Omkostninger til ny vejbelægning er blevet undersøgt for at sikre, at der bliver indbetalt nok til vejfonden. De forventede omkostninger er på 1,4 mio. kr. for parcelforeningens andel i nyt slidlag. Levetiden anslås til minimum 25 år ved systematisk vedligehold. Det vurderes at der indbetales nok til vejfonden.

 

  • Der er blevet indhentet tilbud på vedligehold af belægning på veje og stier for de næste 3 år. Der er småskader og sprækker rundt omkring i området som bør udbedres. Det undersøges om den store grundejerforening også vil indgå i aftalen, så samtlige stier og veje i området bliver vedligeholdt.

 

  • Der er blevet taget personlig kontakt til skyldnere, der mangler at indbetale kontingent

 

  • Parcelforeningen fastholder at have konti i to banker (Jyske bank og Vestjysk Bank) for at holde beløbene under bankgarantien på 750.000 kr.. Investering i obligationer overvejes og tages op til generalforsamlingen i 2016. (blev afvist med god begrundelse)

 

 


 

Den store grundejerforening

 

 

  • Overdragelse af højen. Efter kontrol og udbedring af skade i græsset og gensåning af flere områder overtages højen af den store grundejerforening. Planering af nogle områder af stien bag højen er foretaget, så det nu er muligt at klippe græsset.

 

  • Der er blevet indhentet tilbud på fejning af Hasselvangen som er udført (den buede fællesvej).

 

  • Vinterrydning og vedligeholdelse af grønne områder

Det undersøges om den nuværende entreprenør vil fortsætte den nuværende ordning. Det kan senere overvejes at lave et nyt udbud.

 

  • Udskiftning af træer

Der er udskiftet 3 træer langs grusvejen (Solbjerg Hedevej), som var døde eller knækket.

 

  • Der foretages kontrol af legepladserne. (Vippe-hest er delvist rettet op på den ene legeplads)

 

  • Kommunen har solgt de to storparceller ud mod skoven og begge storparceller er med i den store grundejerforening. Der er desuden gang i byggeri i buen.

 

  • Fordybning ved Rema 1000 er blevet udbedret efter henvendelse til kommunen
  • Træbroen over bækken ved skoven er udbedret og forstærket efter henvendelse til kommunen

 

På vegne af bestyrelsen

Johan H. Vium

Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen

Generalforsamlingen for vores alle sammens Parcelforening afholdes Tirsdag d. 29/3 -2016 kl 19.30  i sal 2 (lokalet mod hovedgaden) i Solbjerg Fritidscenter, Solbjerg Hovedgade 88, 8355 Solbjerg.

Der vil være forplejning til mødet.
Der er følgende agenda til generalforsamlingen:

  1. Valg af dirigent og referent
  1. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  1. Aflæggelse af regnskab, underskrevet af revisor og bestyrelsen. (Regnskabet ses nedenfor)
  2. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. (Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.)
  3. Bestyrelsen anmoder om tilladelse til at bestyrelsen kan investere midler i sikre aktiepuljer eller obligationer for ikke at have større beløb stående stort set uden renteindtægter.
  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
  2. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
    – På valg til bestyrelsen er: Kim Larsen, Rene J Hansen, Keld Stoltenborg og suppleant Kristine Vium. Keld Stoltenborg og Kristine Vium genopstiller ikke. Der er medlemmer der ønsker at indtræde i bestyrelsen, men overvej om det også er noget for dig.
  1. Valg af revisor og revisorsuppleant
    – Revisor (Glen Danielsen) og revisorsuppleant (Stig Sommer) er først på valg næste år.
  1. Status for den store grundejerforening
  1. Eventuelt

Vel mødt

Venlig hilsen

Parcelforeningens bestyrelse

 

Se evt. også www.solvangen.org og tilmeld mailservice ved nye opslag