Referant: Anne

Tilstede: Heidi, Keld og Anne (Rene med på telefon)

Afbud fra Henrik og Bo

Dagsorden

1. Legeplads
2. Antenneforening
3. Omplantning af Hække
4. Overdragelse af område
5. Kontigentindbetalinger
6. Vedligehold af grønne områder
7. Hjemmeside
8. Opdatering af adresseliste
9. Evt.
10. Næste møde

Referat bestyrelsesmøde 22-8-2011 kl 20

Deltagere:

Keld

Rene

Anne

Heidi

Henrik

Bo: kunne ikke pga arbejde, men havde sendt status/bemærkninger på mail.

Falske overvågningskameraer. Er det noget vi vil?

Da stamvejen er fælles for hele området må det evt være en sag for grundejerforeningen.

Solvangen gør ikke yderlig ved sagen.

udbetaling af eller modregning i kontingent: 1200 kr for bestyrelsesarbejde. Hvordan?

Beløbet udbetales umiddelbart inden 1/12 hvert år

status Skanderborg antenneforening:

Heidi: afventer tilbagemelding inden 1/10

status legeplads

Henrik: der er ved at blive søgt tilladelse.

Der skal laves en målfast tegning af legepladsen som skal tegnes ind på en plan over området.

Keld: skal prøve at få tegninger fra legepladsfirmaet og en fra kommunen til at ligge den ind på.

Der skal efterspørges en vedligeholdes plan fra legepladsfirmaet til tilladelse.

Status placering af hække i skel.

Henrik: afventer stadig, trods flere henvendelser stadig afklaring. Der forventes afklaring fra kommunen inden efteråret.

status skiltning i området

Der kommer skilte i områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området, efter politiets anvisninger.

status bankskifte også med flytning af konto til grundejerforening

Det er enstemmigt besluttet at flytte bank til jyske bank, efter vurdering af flere banker.

Grundejerforenings konto flyttes samtidig til kasser i grundejerforeningen.

status kontingentindbetaling.

Der er enkelte ”hængepartier” hvilket bl.a. er de konkursramte træhusfirmaer.

Bo: fremskaf girokort, som gives til Heidi, som vil uddele dem. 

status revisor

Peter er stadig revisor i foreningen.

status hjemmeside

Anne: koordinerer med Rune, og er blevet administrator.

Status overdragelse af grønne områder og veje.

Der er gået nogle ture rundt i området, med deltagelse af beboere med indsigt i grønne områder og veje.

Der er lavet en ”mangelliste” over området, som skal sendes til kommunen, som skal kommentere / udbedre manglerne.

Rene: sender listen til kommunen og hele bestyrelsen tager dialogen med kommunen.

status grønne områder

Rene: det undersøges hvad de områder med ”højt græs” koster ekstra at få slået hver gang.

Der indhentes tilbud på at få slået områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området.

Stier og områder med grus bør holdes bedre.

arbejdsgange i bestyrelsen:

Keld: Jeg vil foreslå at man starter hvert bestyrelsesmøde med at gennemgå referatet fra sidste møde, for at sikre at der fulgt op.

Vedtaget.

Er der fulgt op på et punkt, kan det udgå af det løbende referat, ellers føres det videre med kommentarer om hvad der nu gøres.

Dette vil sikre at der bliver fulgt op på sagerne, og at nye medlemmer af bestyrelsen og andre i foreningen ved hvad der sker fordi:

Keld: Jeg vil foreslå at referater fra vores møder altid ligges på hjemmesiden.

Vedtaget.

Modtagelse, kontrol og betaling af regninger:

I dag er det sådan at den der på foreningens vegne har indgået en aftale, får regningen tilsendt.

vedkommende er derved blevet ansvarlig for at kontrollere den og sende den videre til betaling.

Kasseren er så ansvarlig for at regningen bliver betalt.

Sådan bliver det også fremadrettet.

betaling af regninger: skal kasseren alene være ansvarlig eller skal den der har godkendt den også være ansvarlig?

Kasseren forbliver ene ansvarlig.

Næste møde: afhængig af status på legeplads, dog senest 1/11

Referent: Keld

Vi har i bestyrelsen længe arbejdet på etableringen af to legepladser på grundejerforeningens fællesarealer og planen var at de skulle have været etableret i løbet af sommeren, men planerne er blevet forsinket, fordi vi skal have byggetilladelse fra kommunen. Dette har vi endnu ikke fået.

Processen er bla. blevet forsinket pga. barselsorlov, ferie og skiftende sagsbehandlere ved Aarhus Kommune.

Vi arbejder selvfølgelig stadig aktivt på at få byggetilladelsen.

Vi håber at vi snarest kan informere om, at opførelsen af legepladsen kan gå i gang.

Vi har modtaget en Naboorientering vedr. opførelse af rækkehuse på hasselvangen 25.

Der er i den forbindelse lagt op til, at der dispenseres fra to ting ift. lokalplanen.

1)
Tagform og hældning skal være ens på husene på en storparcel.
Der søges om 25 gradershældning på 1-etagers boliger og 40 grader på 1½-etagersbolig.

2)
Størrelse på byggegrunde skal være mindst 300 m2.
Der søges om tilladelse til udstykning af en enkelt grund på 165 m2 og 27 melle 200-300 m2.

I kan se beskrivelsen af projektet her

Bemærk at det er en naboorientering og ikke en nabohøring.

Hermed en orientering om de forestående anlægsarbejder på arealet omfattet af del af lokalplan 854, “Nyt boligområde nord for Østergårdsvej i Solbjerg”.

Moesgård Museum har i løbet af 2008 foretaget en prøvegravning af boligområdet omfattet af lokalplan nr. 854. Der blev ikke i lokalplanområdet fundet arkæologiske levn af særlig interesse og de arkæologiske undersøgelsen er afsluttet. Moesgård Museum har frigivet arealet omfattet af lokalplan 854 til de kommende byggemodningsarbejder.

I byrådsmødet den 16. marts 2011 blev lokalplan 854 godkendt. Vedtagelsen af lokalplanen er offentliggjort den 16. april 2011.

Anlægsbevillingen herfra, vedrørende byggemodning og salg af boligområdet omfattet af lokalplan 854, blev godkendt i byrådsmødet den 16. marts 2011.

Der er nu, efter afholdelse af offentlig licitation over anlægsarbejdet for etape 1 og etape 2 i lokalplanområdets nordlige del samt busendestationen ved Lystenlund / Østergårdsvej indgået aftale med Entreprenørfirma Gert Møller ApS, Taksvej 4, 8462 Harlev J., om udførelse af anlægsarbejderne i forbindelse med byggemodning af de i alt 125 villaparceller i etape 1 og 2 og busendestationen.

Anlægsarbejderne for de foreløbige byggemodningsarbejder for etape 1, omfattende 32 villaparceller nord for Møddebro Bæk, opstartes snarest og vil fortsætte frem til medio november 2011.

Busendestationen ved Lystenlund / Østergårdsvej påbegyndes ligeledes snarest og anlægsarbejderne vil fortsætte indtil primo august 2011 hvor busendestationen forventes færdiganlagt.

Anlægsarbejderne for de foreløbige byggemodningsarbejder for etape 2, omfattende 93 villaparceller syd for Møddebro Bæk, forventes påbegyndt primo 2012 og vil herefter fortsætte frem til medio oktober 2012.

Der er ikke på nuværende tidspunkt fastsat et opstarttidspunkt for byggemodning af de resterende 98 villagrunde nord for Østergårdsvej, hvoraf de 4 villagrunde er privat ejet.

Tidspunktet for udførelse af færdiggørelsesarbejderne er ikke fastsat på nuværende tidspunkt men vil være afhængig af udbygningstakten i boligområdet.

De 32 villaparceller i etape 1 forventes på nuværende tidspunkt udbudt til salg i efteråret 2011.

Indkaldelsen er sket fordi der på den ordinære generalforsamling ikke var tilstrækkelig medlemmer tilstede til at kunne vedtage forslaget til vedtægtsændringer.
Der var mødt 20 medlemmer op til den ekstraordinære generalforsamling
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Vedtægtsændringer
3. Honorar til bestyrelsen
4. Evt.

1. Marlene meldte sig som dirigent
2. Keld gennemgik de enkelte forslag til ændring af vedtægterne.
§7, stk. 3 – rentesatsen på 2 % pr. påbegyndt måned ændres til procesrenten
§13, stk. 1 – ændres, så den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden 1.april i stedet for februar måned
§13, stk. 3 – ændres således at regnskab og budget ikke skal følge med indkaldelserne, men blot gøres tilgængelig på foreningens hjemmeside
§17, stk. 2 ændres så bestyrelsen og suppleanter vælges for to år af gangen, dog således at halvdelen af bestyrelsen er på valg i lige år og den anden halvdel i ulige år.
§20, stk. 3 – ændres således at regnskabet skal stilles revisor inden 1. februar i stedet for 15. januar

Ændringerne blev sat til afstemning hver for sig, og alle blev vedtaget.

3. Honorar til bestyrelsen.
Punktet var også med på den ordinære generalforsamling, men da det var uklart formuleret, indstille generalforsamlingen, at forslag skulle omformuleres og med på den ekstraordinære generalforsamling.
Bestyrelsen forslog et beløb på kr. 1200 årligt pr. medlem af bestyrelsen, beløbet er fundet ud fra hvad foreninger med samme arbejdsopgaver/størrelse tilbyder.
Beløbet dækker alle omkostning for det enkelte medlem
Det forslåede beløb blev vedtaget af forsamlingen
4. Under dette punkt kom vi igen ind på risikoen ved at være kunde i Århus Lokalbank, bestyrelsen kunne oplyse at der arbejdes på at finde en anden bank forbindelse.
Legeplads blev også bragt på banen og den forventes at blive udført inden sommer, ved at medlemmerne arbejder frivilligt 2-3 weekender. Nærmere følger på vores hjemmeside.

Ref. René

Tilstede: Heidi, Keld, Anne

Afbud: Bo, Henrik og Rene

1. Godkendelse af referat fra generalforsamling

Referatet fra generalforsamlingen blev gennemgået og godkendt. Keld lægger referatet på hjemmesiden.

2. Opfølgning på generalforsamling

Der blev på generalforsamlingen talt om mulighederne for at lave forskellige trafikdæmpende foranstaltninger på Solbjerg Hedevej og på stamvejen. På bestyrelsesmøde talte vi om mulighederne for eks. at få etableret trafikdæmpning på toppen af stamvejen og få lagt brosten de steder, hvor stierne krydser stamvejen. Dette er muligheder som kommunen oprindelig selv har været inde på. Heidi tager kontakt til kommunen for en generel snak om færdiggørelse af vejene.

3. Konstituering af bestyrelse

Arbejdsopgaverne i bestyrelsen blev fordelt som følger:

Formand – Henrik

Næstformand – Anne

Kasserer – Bo

Bestyrelsesmedlem, Veje – Heidi

Bestyrelsesmedlem, Grønne arealer – Rene

Bestyrelsesmedlem, Grundejerforening – Keld

Arbejdsfordelingen vedtages endeligt på næste bestyrelsesmøde.

4. Legepladser

Bo deltog ikke i mødet, hvorfor de konkrete planer ikke blev diskuteret. Det blev besluttet at Bo og Heidi igangsætter arbejdet omkring etableringen af legepladser. Dette består bl.a. i at koordinere, hvordan vi griber etableringen an. Der er allerede flere beborere der har meldt sig til at deltage i det indledende arbejde. Hvis der er andre der har lyst til at være med må de meget gerne henvende sig til Bo og Heidi.

5. Bankskifte

Bo har aftalt et møde med Jyske Bank og tager desuden fat i Nordea.

6. Ekstraordinær generalforsamling

Der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling d. 23. marts og dagsorden er omdelt.

7. Evt.

Anne har taget kontakt til Parcelhusejernes Landsforening og har aftalt med landsformanden at han kigger forbi til at møde næste gang han er i Århus. Formålet vil være at få talt om overdragelsen af veje og fællesarealer og de problemstillinger der ligger i at være en del af en større grundejerforening.

8. Næste møde

Der indkaldes til nyt bestyrelsesmøde inden påske. Anne står for at indkalde.

Vi står over for at skulle overtage veje og fællesarealer engang i løbet af forsommeren. I den forbindelse har vi behov for jeres hjælp.

Kommunen mangler stadig at lægge en del asfalt, men ellers betragter de stort set området som færdiganlagt. Det er vores opgave at påpege evt. mangler, så det kan blive udbedret inden overtagelse. Så derfor:

Har I lagt mærke til noget, der ikke er lavet ordentligt? Det kan f.eks. være fortove, asfalt, tekniske installationer, græsrabatter.

I bedes komme med input på hjemmesiden senest d. 10. april

Kommunen mangler stadig at lægge en del asfalt, men ellers betragter de stort set området som færdiganlagt.

Det er vores opgave at påpege evt. mangler, så det kan blive udbedret inden overtagelse

Referat af generalforsamling

Parcelforeningen Solvangen

24. februar 2011

1. Valg af dirigent

Stig valgt som dirigent. Rune Mai som referent. Mødet er lovligt indkaldt

1. Beretning om 2010

Klager over støjvold. Ikke så meget at komme efter ift. til kommunens dispositioner.

Vold bliver slået med buskrydder 2 gange om året. Det skulle tage det meste ukrudt.

Korte af det lange er: den er som den er.

Sti på inderside af støjvolden op mod grundene. Stien skal være der. Den muliggør at hækkene kan klippes for de enkelte grunde, samt at volden nemt kan vedligeholdes. Stien er offentlig og må gerne bruges til at gå tur på.

Addendum til noter fra keld:

Nedgravet barkflis blev dækket af jord under kommunes anlæg. Mikkel tog kontakt til bestyrelsen og fik leveret nyt barkflis af kommunen.

Man må gerne have støttemur i skel. Kontakt Keld hvis man ønsker dokumentation vedr. dette.

God ide at tage fat i bestyrelsen, hvis man har spørgsmål til anlægsforhold. Dog ved at være sidste udkald for at få gennemført rettelser fra kommunens side. Endelig overdragelse finder sted i maj. Op mod overdragelse vil der være en mangel-gennemgang, og bestyrelsen vil bede alle beboere om at lægge mærke til mangelfulde anlæg; skæve lygtepæle, træer der er gået ud, huller i asfalt på stien etc.

Gennemgang af ansvar hos grundejerforening vs. parcelforening. Størstedelen af alle grønne områder er under grundejerforenings ansvarsområde. Parcelforeningen Solvangen dækker knap 29% af det fælles.

Erik, Solbjerg Hedevej 101 kommentar:

Sneen bliver skubbet op i folks indkørsler. Vil hellere have der bliver ryddet ordentligt, frem for flere gange.

Der bliver ikke ryddet kl. 7, men nogle gange senere på formiddagen og nogle gange hvor der ikke er nogen grund til at rydde.

Bestyrelsen: Der arbejdes på at der skal være ryddet om morgenen kl. 7 på hverdage.

Erik: normalt vil der være bestemt snedybde og et bestemt tidspunkt knyttet til kontrakten.

Bestyrelsen: Der modtages gerne konkrete eksempler på hvordan en tekst/krav vedr. snedybder kan se ud. Der bliver taget kontakt til entreprenør og der bliver kigget på tidspunkter og forhold omkring indkørsler.

Legepladser:

De tilhører grundejerforeningen. Der er konkrete forslag under udarbejdelse.

Der lægges op til arbejdsweekender, hvor beboere mødes og hjælper med at bygge legepladserne. Det samme blev gjort i Birkevangen. Tidshorisont pt. er, at arbejdsweekender afholdes inden sommerferien. Bo Binau vil være ansvarlig for legepladser. Hvis nogen skulle ønske at se og kommentere forslag, så er de velkommen til at tage kontakt til Bo (se kontaktopl. på solvangen.org)

Trafikforhold solbjerg hedevej:

Bestyrelsen havde et forslag om dobbeltsidet cykelsti til fællesrådet. Det gør vejen smallere.

Kommentar: kunne vi ikke lave forslag til etablering af chikaner.

Bestyrelsen: dette er ikke realistisk pga. bustrafik.

Kommentar: der må være nogen (trafikforskere) som ved den slags bedre end os. Endvidere bør vi sørge for at kommunen laver noget til den grønne kile på hasselvangen.

Bestyrelsen: Meldingen til fællesrådet bliver, at parcelforeningen ønsker hastighedsbegrænsende foranstaltninger. Det tages til notits at kommunen bør lave noget til den grønne kile.

Pkt. 3

Kommentar: Hvad er fordelingsnøgle af indestående?

Bestyrelsen: Det er en opgørelse af, hvor de penge foreningen har pr. 31.12.2010 forventes brugt. Der sættes penge af til en vejfond, da vi på sigt skal betale for vedligehold af veje. På den måde undgår vi at skulle optage lån eller ekstraopkrævninger, når det skal ske. Generelt er ideen med indestående at sikre en jævn udgift fremfor store udsving.

Kommentar: skal der flyttes bank?

Bestyrelsen: det kigges der på.

Pkt 4.

Ingen indkomne forslag.

Pkt 5.

Der diskuteres om, der skal gives honorar til bestyrelsesmedlemmer. Generelt er der tilslutning (alle fremmødte stemte for) til et symbolsk honorar, men det skal ikke være pengene, der driver bestyrelsen. Der var flertal for et beløb på 1200 kr/år, som der vil blive sat til afstemning på den ekstraordinære generalforsamling.

Kommentar: hvad skal penge til grønne områder bruges til. Er det hele ikke under grundejerforeningen?

Bestyrelsen: De små grønne områder ud for de enkelte grunde er vores. Plus hvis vi ønsker at lave mindre ændringer til områder i parcelforeningen, så kan penge bruges til dette.

Budgettet er dog lagt ud fra, at vi selv vedligeholder/ slår græs på de små grønne områder ud for hver grund (der hvor man normalt ville have fortov).

Budget vedtaget (alle stemte for).

Bidrag uændret på 2400 kr årligt vedtaget (alle stemte for).

Pkt. 6

Rune, Berit og Marlene modtager ikke genvalg.

To nye skal vælges ind:

Henrik Lykkeberg

Heidi Kristiansen (olivarius@hotmail.com)

Bo Christensen valgt som ny suppleant.

Bent Svit spørges om han vil forsætte som suppleant

Pkt. 7

Erik Jensen tiltrådt som revisor under forudsætning af Peter Møller fratræder.

Pkt. 8

Kan ikke gennemføres. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvor både vedtægter og afgørelse om bestyrelseshonorar besluttes.

Pkt. 9.

Se første paragraf pkt. 4. Beslutningen afgøres på ekstraordinær generalforsamling.

Pkt. 10.

Parcelforeningen indtræder i parcelhusejernes landsforening som medlem og får derigennem kautionsforsikring og rådgivning i alle spørgsmål inden for parcelforenings regi.

Der tegnes en forsikringspakke: Kautionsforsikring, arbejdsskadeforsikring, retshjælpsforsikring, erhversanvarsforsikring, bestyrelses- og ledelsesforsikring, rådgiveransvarsforsikring. Det koster 1100 for forsikring og 125 pr. husstand at være medlem. Dette betales fra eksisterende kontingent.

Generalforsamlingen har vedtaget budget for 2011 og dermed også beslutning om at indtræde i landsforeningen.

Pkt. 11.

Grundejerforening stiftet. Det var en hård kamp. Kommunen vil fremover stå for stiftelsen (og kontakten til alle grundejere i nye lokalplans/boligområder).

Parcelforeninger har stemmer efter antal boligenheder i foreningen.

Parcelforenignen Solvangen har 29% af indflydelsen og udgifterne.

Brabrand boligforening har søgt dispensation til solceller på tagene. Dette er godkendt. Dan-solar, som opstiller anlæggene, har skrevet, at der ikke kan forekomme gener fra anlæggene. Hvis der skulle forekomme gener, kan vi indgive klage på, at dispensation er givet på forkert grundlag.

Pkt 12.

Ekstra til pkt. 10 – der skal laves en liste over beboere i området.

Habilitetsregler

Kommentar: habilitetsregler  keld har taget beslutninger som tilgodeser familie. Pointe: keld burde have udtrådt af denne beslutningsproces. Under al kritik. Specielt når der er kommet tilbud andre steder fra.

Bestyrelsen: Keld: har ikke opfattet det som værende i konflikt med beslutningsprocessen.

Kommentar: der må ikke være familierelationer som indgår i den slags processer.

Bestyrelsen: Det blev enstemmigt vedtaget af bestyrelsen. Beslutningen ville ikke have været anderledes uden Kelds stemme.

Debatten lukkes med kommentar om at habilitetsregler skal overholdes. Det tager bestyrelsen til efterretning.

Fejning af veje

Der fejes en gang inden konfirmationer.

Sprøjtning

Der sprøjtes i området og dette kunne have en indvirkning på tilbud, der er blevet givet, hvis dette var kendt.

Skanderborg Antenneforening / Dansk kabel TV

Der lægges et tilbud på hjemmesiden, som beboere kan angive om de ønsker.

Der vil blive afholdt generalforsamling d. 24/2-2011 kl 19.30 i fritidscenterets store sal.

Der kommer en invitation med dagsorden ud i den nærmeste fremtid.