Referent: Anne
Tilstede: Heidi, Henrik, Rene og Bo
Afbud fra Keld

Dagsorden

1. Omplantning af Hække
2. Omlægning af fliser I indkørsel
3. Legeplads
4. Overdragelse af område
5. Regnskab
6. Status på kontingentindbetalinger
7. Generalforsamling
8. Evt.
9. Næste møde

Ad. 1
Kommune har sendt breve til de beboere, der ikke overholder lokalplanen. De har i den forbindelse bedt bestyrelsen kommentere på de optegnelser kommunen har gjort. Bestyrelsen har gennemgået dokumentet for at sikre sig at kommunen har ret i sine krav.

Ad. 2
Bestyrelsen er blevet kontaktet af en beboer, der ønsker at bestyrelsen skal rejse en sag i forhold til kommunen omkring omlægning af fliser i beboerens indkørsel. Bestyrelsen har drøftet sagen og besluttet at bestyrelsen ikke aktivt kan gå ind i sagen, men gerne vil vejlede i forhold til gældende regler, som beboeren, så kan henvise til i forhold til kommunen.

Ad. 3
Grundejerforeningen har fået godkendelse til at opføre legepladserne på fællesområdet. Det betyder, at vi kan gå i gang med opførelsen af legepladsen, så snart vejret tillader det.

Bestyrelsen påtænker at starte opførelsen efter påske. I den forbindelse har vi behov for at folk melder sig til at hjælpe. Vi tager dette op i forbindelse med generalforsamlingen.

Ad. 4
Kommunen har været i gang med at udbedre de mangler, som bestyrelsen har påpeget i forbindelse med overdragelsen af området. Når der er gået et halvt år følger vi op på de ting ,der evt. mangler til den tid.

Ad. 5
Bo er i gang med at klargøre regnskab til revisor. Regnskabet ligger klar inden 1. Februar.

Ad. 6
De fleste har indbetalt kontingent. Der er lavet aftaler med de sidste.

Ad. 7
Bestyrelsen går efter at generalforsamling afholdes d. 19. Marts. 

Ad. 8
Bestyrelsen snakkede om problemer med hurtig kørsel i buen og muligheden for at få lavet en eller anden form trafikdæmpning. I den forbindelse diskuterede vi, at der i lokalplanen faktisk står, at man ikke må parkere på vendepladser, men skal bruge parkeringspladserne. Vi tager kontakt til kommunen for at få fundet ud af, hvor de p-pladser er blevet af.

Ad. 9
Næste møde afholdes d. 20. februar.

Referant: Anne

Tilstede: Heidi, Keld og Anne (Rene med på telefon)

Afbud fra Henrik og Bo

Dagsorden

1. Legeplads
2. Antenneforening
3. Omplantning af Hække
4. Overdragelse af område
5. Kontigentindbetalinger
6. Vedligehold af grønne områder
7. Hjemmeside
8. Opdatering af adresseliste
9. Evt.
10. Næste møde

Referat bestyrelsesmøde 22-8-2011 kl 20

Deltagere:

Keld

Rene

Anne

Heidi

Henrik

Bo: kunne ikke pga arbejde, men havde sendt status/bemærkninger på mail.

Falske overvågningskameraer. Er det noget vi vil?

Da stamvejen er fælles for hele området må det evt være en sag for grundejerforeningen.

Solvangen gør ikke yderlig ved sagen.

udbetaling af eller modregning i kontingent: 1200 kr for bestyrelsesarbejde. Hvordan?

Beløbet udbetales umiddelbart inden 1/12 hvert år

status Skanderborg antenneforening:

Heidi: afventer tilbagemelding inden 1/10

status legeplads

Henrik: der er ved at blive søgt tilladelse.

Der skal laves en målfast tegning af legepladsen som skal tegnes ind på en plan over området.

Keld: skal prøve at få tegninger fra legepladsfirmaet og en fra kommunen til at ligge den ind på.

Der skal efterspørges en vedligeholdes plan fra legepladsfirmaet til tilladelse.

Status placering af hække i skel.

Henrik: afventer stadig, trods flere henvendelser stadig afklaring. Der forventes afklaring fra kommunen inden efteråret.

status skiltning i området

Der kommer skilte i områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området, efter politiets anvisninger.

status bankskifte også med flytning af konto til grundejerforening

Det er enstemmigt besluttet at flytte bank til jyske bank, efter vurdering af flere banker.

Grundejerforenings konto flyttes samtidig til kasser i grundejerforeningen.

status kontingentindbetaling.

Der er enkelte ”hængepartier” hvilket bl.a. er de konkursramte træhusfirmaer.

Bo: fremskaf girokort, som gives til Heidi, som vil uddele dem. 

status revisor

Peter er stadig revisor i foreningen.

status hjemmeside

Anne: koordinerer med Rune, og er blevet administrator.

Status overdragelse af grønne områder og veje.

Der er gået nogle ture rundt i området, med deltagelse af beboere med indsigt i grønne områder og veje.

Der er lavet en ”mangelliste” over området, som skal sendes til kommunen, som skal kommentere / udbedre manglerne.

Rene: sender listen til kommunen og hele bestyrelsen tager dialogen med kommunen.

status grønne områder

Rene: det undersøges hvad de områder med ”højt græs” koster ekstra at få slået hver gang.

Der indhentes tilbud på at få slået områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området.

Stier og områder med grus bør holdes bedre.

arbejdsgange i bestyrelsen:

Keld: Jeg vil foreslå at man starter hvert bestyrelsesmøde med at gennemgå referatet fra sidste møde, for at sikre at der fulgt op.

Vedtaget.

Er der fulgt op på et punkt, kan det udgå af det løbende referat, ellers føres det videre med kommentarer om hvad der nu gøres.

Dette vil sikre at der bliver fulgt op på sagerne, og at nye medlemmer af bestyrelsen og andre i foreningen ved hvad der sker fordi:

Keld: Jeg vil foreslå at referater fra vores møder altid ligges på hjemmesiden.

Vedtaget.

Modtagelse, kontrol og betaling af regninger:

I dag er det sådan at den der på foreningens vegne har indgået en aftale, får regningen tilsendt.

vedkommende er derved blevet ansvarlig for at kontrollere den og sende den videre til betaling.

Kasseren er så ansvarlig for at regningen bliver betalt.

Sådan bliver det også fremadrettet.

betaling af regninger: skal kasseren alene være ansvarlig eller skal den der har godkendt den også være ansvarlig?

Kasseren forbliver ene ansvarlig.

Næste møde: afhængig af status på legeplads, dog senest 1/11

Referent: Keld

Tilstede: Heidi, Keld, Anne

Afbud: Bo, Henrik og Rene

1. Godkendelse af referat fra generalforsamling

Referatet fra generalforsamlingen blev gennemgået og godkendt. Keld lægger referatet på hjemmesiden.

2. Opfølgning på generalforsamling

Der blev på generalforsamlingen talt om mulighederne for at lave forskellige trafikdæmpende foranstaltninger på Solbjerg Hedevej og på stamvejen. På bestyrelsesmøde talte vi om mulighederne for eks. at få etableret trafikdæmpning på toppen af stamvejen og få lagt brosten de steder, hvor stierne krydser stamvejen. Dette er muligheder som kommunen oprindelig selv har været inde på. Heidi tager kontakt til kommunen for en generel snak om færdiggørelse af vejene.

3. Konstituering af bestyrelse

Arbejdsopgaverne i bestyrelsen blev fordelt som følger:

Formand – Henrik

Næstformand – Anne

Kasserer – Bo

Bestyrelsesmedlem, Veje – Heidi

Bestyrelsesmedlem, Grønne arealer – Rene

Bestyrelsesmedlem, Grundejerforening – Keld

Arbejdsfordelingen vedtages endeligt på næste bestyrelsesmøde.

4. Legepladser

Bo deltog ikke i mødet, hvorfor de konkrete planer ikke blev diskuteret. Det blev besluttet at Bo og Heidi igangsætter arbejdet omkring etableringen af legepladser. Dette består bl.a. i at koordinere, hvordan vi griber etableringen an. Der er allerede flere beborere der har meldt sig til at deltage i det indledende arbejde. Hvis der er andre der har lyst til at være med må de meget gerne henvende sig til Bo og Heidi.

5. Bankskifte

Bo har aftalt et møde med Jyske Bank og tager desuden fat i Nordea.

6. Ekstraordinær generalforsamling

Der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling d. 23. marts og dagsorden er omdelt.

7. Evt.

Anne har taget kontakt til Parcelhusejernes Landsforening og har aftalt med landsformanden at han kigger forbi til at møde næste gang han er i Århus. Formålet vil være at få talt om overdragelsen af veje og fællesarealer og de problemstillinger der ligger i at være en del af en større grundejerforening.

8. Næste møde

Der indkaldes til nyt bestyrelsesmøde inden påske. Anne står for at indkalde.

Referat af generalforsamling

Parcelforeningen Solvangen

24. februar 2011

1. Valg af dirigent

Stig valgt som dirigent. Rune Mai som referent. Mødet er lovligt indkaldt

1. Beretning om 2010

Klager over støjvold. Ikke så meget at komme efter ift. til kommunens dispositioner.

Vold bliver slået med buskrydder 2 gange om året. Det skulle tage det meste ukrudt.

Korte af det lange er: den er som den er.

Sti på inderside af støjvolden op mod grundene. Stien skal være der. Den muliggør at hækkene kan klippes for de enkelte grunde, samt at volden nemt kan vedligeholdes. Stien er offentlig og må gerne bruges til at gå tur på.

Addendum til noter fra keld:

Nedgravet barkflis blev dækket af jord under kommunes anlæg. Mikkel tog kontakt til bestyrelsen og fik leveret nyt barkflis af kommunen.

Man må gerne have støttemur i skel. Kontakt Keld hvis man ønsker dokumentation vedr. dette.

God ide at tage fat i bestyrelsen, hvis man har spørgsmål til anlægsforhold. Dog ved at være sidste udkald for at få gennemført rettelser fra kommunens side. Endelig overdragelse finder sted i maj. Op mod overdragelse vil der være en mangel-gennemgang, og bestyrelsen vil bede alle beboere om at lægge mærke til mangelfulde anlæg; skæve lygtepæle, træer der er gået ud, huller i asfalt på stien etc.

Gennemgang af ansvar hos grundejerforening vs. parcelforening. Størstedelen af alle grønne områder er under grundejerforenings ansvarsområde. Parcelforeningen Solvangen dækker knap 29% af det fælles.

Erik, Solbjerg Hedevej 101 kommentar:

Sneen bliver skubbet op i folks indkørsler. Vil hellere have der bliver ryddet ordentligt, frem for flere gange.

Der bliver ikke ryddet kl. 7, men nogle gange senere på formiddagen og nogle gange hvor der ikke er nogen grund til at rydde.

Bestyrelsen: Der arbejdes på at der skal være ryddet om morgenen kl. 7 på hverdage.

Erik: normalt vil der være bestemt snedybde og et bestemt tidspunkt knyttet til kontrakten.

Bestyrelsen: Der modtages gerne konkrete eksempler på hvordan en tekst/krav vedr. snedybder kan se ud. Der bliver taget kontakt til entreprenør og der bliver kigget på tidspunkter og forhold omkring indkørsler.

Legepladser:

De tilhører grundejerforeningen. Der er konkrete forslag under udarbejdelse.

Der lægges op til arbejdsweekender, hvor beboere mødes og hjælper med at bygge legepladserne. Det samme blev gjort i Birkevangen. Tidshorisont pt. er, at arbejdsweekender afholdes inden sommerferien. Bo Binau vil være ansvarlig for legepladser. Hvis nogen skulle ønske at se og kommentere forslag, så er de velkommen til at tage kontakt til Bo (se kontaktopl. på solvangen.org)

Trafikforhold solbjerg hedevej:

Bestyrelsen havde et forslag om dobbeltsidet cykelsti til fællesrådet. Det gør vejen smallere.

Kommentar: kunne vi ikke lave forslag til etablering af chikaner.

Bestyrelsen: dette er ikke realistisk pga. bustrafik.

Kommentar: der må være nogen (trafikforskere) som ved den slags bedre end os. Endvidere bør vi sørge for at kommunen laver noget til den grønne kile på hasselvangen.

Bestyrelsen: Meldingen til fællesrådet bliver, at parcelforeningen ønsker hastighedsbegrænsende foranstaltninger. Det tages til notits at kommunen bør lave noget til den grønne kile.

Pkt. 3

Kommentar: Hvad er fordelingsnøgle af indestående?

Bestyrelsen: Det er en opgørelse af, hvor de penge foreningen har pr. 31.12.2010 forventes brugt. Der sættes penge af til en vejfond, da vi på sigt skal betale for vedligehold af veje. På den måde undgår vi at skulle optage lån eller ekstraopkrævninger, når det skal ske. Generelt er ideen med indestående at sikre en jævn udgift fremfor store udsving.

Kommentar: skal der flyttes bank?

Bestyrelsen: det kigges der på.

Pkt 4.

Ingen indkomne forslag.

Pkt 5.

Der diskuteres om, der skal gives honorar til bestyrelsesmedlemmer. Generelt er der tilslutning (alle fremmødte stemte for) til et symbolsk honorar, men det skal ikke være pengene, der driver bestyrelsen. Der var flertal for et beløb på 1200 kr/år, som der vil blive sat til afstemning på den ekstraordinære generalforsamling.

Kommentar: hvad skal penge til grønne områder bruges til. Er det hele ikke under grundejerforeningen?

Bestyrelsen: De små grønne områder ud for de enkelte grunde er vores. Plus hvis vi ønsker at lave mindre ændringer til områder i parcelforeningen, så kan penge bruges til dette.

Budgettet er dog lagt ud fra, at vi selv vedligeholder/ slår græs på de små grønne områder ud for hver grund (der hvor man normalt ville have fortov).

Budget vedtaget (alle stemte for).

Bidrag uændret på 2400 kr årligt vedtaget (alle stemte for).

Pkt. 6

Rune, Berit og Marlene modtager ikke genvalg.

To nye skal vælges ind:

Henrik Lykkeberg

Heidi Kristiansen (olivarius@hotmail.com)

Bo Christensen valgt som ny suppleant.

Bent Svit spørges om han vil forsætte som suppleant

Pkt. 7

Erik Jensen tiltrådt som revisor under forudsætning af Peter Møller fratræder.

Pkt. 8

Kan ikke gennemføres. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvor både vedtægter og afgørelse om bestyrelseshonorar besluttes.

Pkt. 9.

Se første paragraf pkt. 4. Beslutningen afgøres på ekstraordinær generalforsamling.

Pkt. 10.

Parcelforeningen indtræder i parcelhusejernes landsforening som medlem og får derigennem kautionsforsikring og rådgivning i alle spørgsmål inden for parcelforenings regi.

Der tegnes en forsikringspakke: Kautionsforsikring, arbejdsskadeforsikring, retshjælpsforsikring, erhversanvarsforsikring, bestyrelses- og ledelsesforsikring, rådgiveransvarsforsikring. Det koster 1100 for forsikring og 125 pr. husstand at være medlem. Dette betales fra eksisterende kontingent.

Generalforsamlingen har vedtaget budget for 2011 og dermed også beslutning om at indtræde i landsforeningen.

Pkt. 11.

Grundejerforening stiftet. Det var en hård kamp. Kommunen vil fremover stå for stiftelsen (og kontakten til alle grundejere i nye lokalplans/boligområder).

Parcelforeninger har stemmer efter antal boligenheder i foreningen.

Parcelforenignen Solvangen har 29% af indflydelsen og udgifterne.

Brabrand boligforening har søgt dispensation til solceller på tagene. Dette er godkendt. Dan-solar, som opstiller anlæggene, har skrevet, at der ikke kan forekomme gener fra anlæggene. Hvis der skulle forekomme gener, kan vi indgive klage på, at dispensation er givet på forkert grundlag.

Pkt 12.

Ekstra til pkt. 10 – der skal laves en liste over beboere i området.

Habilitetsregler

Kommentar: habilitetsregler  keld har taget beslutninger som tilgodeser familie. Pointe: keld burde have udtrådt af denne beslutningsproces. Under al kritik. Specielt når der er kommet tilbud andre steder fra.

Bestyrelsen: Keld: har ikke opfattet det som værende i konflikt med beslutningsprocessen.

Kommentar: der må ikke være familierelationer som indgår i den slags processer.

Bestyrelsen: Det blev enstemmigt vedtaget af bestyrelsen. Beslutningen ville ikke have været anderledes uden Kelds stemme.

Debatten lukkes med kommentar om at habilitetsregler skal overholdes. Det tager bestyrelsen til efterretning.

Fejning af veje

Der fejes en gang inden konfirmationer.

Sprøjtning

Der sprøjtes i området og dette kunne have en indvirkning på tilbud, der er blevet givet, hvis dette var kendt.

Skanderborg Antenneforening / Dansk kabel TV

Der lægges et tilbud på hjemmesiden, som beboere kan angive om de ønsker.

Til stede: Anne, René, Keld og Marlene
Ikke til stede: Rune og Berit

Dagsorden:
1) Opsamling af opgaver fra sidste møde
2) Budget
3) Snerydning
4) Arbejdsfordeling i bestyrelsen + honorar til bestyrelsesmedlemmer
5) Generalforsamling

Ad 1)
Bankskifte
Bo forsøgte at skifte til Danske Bank, men da han ikke selv er privatkunde, kunne dette ikke lade sig gøre…!!
Århus Lokalbank er ikke længere lukningstruet, så vi ”parkerer” projektet, da vi formentlig ikke når kr. 750.000 (loftet for fuld indskydergaranti) før om 5-6 år.

Ansvarsforsikring
Vi har endnu ikke modtaget police fra Codan – Berit følger op på dette inden udgangen af januar måned 2011.

Anne undersøger muligheden for at tegne en større samlet forsikringspakke hos Parcelhusejernes Landsforening.

Nabohjælp
Bo har ikke arbejdet videre på dette – han følger op på dette inden generalforsamlingen.

Oversigt over hvis områder, der er hvis (parcelforening ctr. grundejerforening)
Vi har fået et oversigtskort fra kommunen.

Legepladser
Der er ikke sket yderligere. Parcelforeningen Hasselvangen (Eurodan-husene) opfordres til at deltage i planlægningen og etableringen. Der er penge i grundejerforeningens kasse, så vi behøver ikke afvente kommunens bidrag.
Berit og Bo er kontaktpersoner, og har tilkendegivet, at der vil være et konkret oplæg til årets generalforsamling, hvor der vil blive gjort nærmere rede for byggeprocessen.

Ad 2)
Budget blev gennemgået, og det så fornuftigt ud – Bo gør dette + regnskab klart til GF/invitationerne.

Anne foreslog, at grundejerforeningen blev medlem af Parcelhusejernes Landsforening – god idé – vi sender forslaget videre til grundejerforeningen.

Bo opretter konto i Århus Lokalbank for Grundejerforeningen.

Ad 3)
Snerydningsfirmaet får varsel udefra, når der skal ryddes sne – varslet gives på baggrund af konkrete målinger i området. Vi stoler på deres faglighed i den henseende.

Der har måske nok været dage, hvor snerydningen virkede lidt i overkanten, men de dage er der også kun sendt regning for 1½ times arbejde, dvs. kr. 750 – det kan vi godt leve med. Hellere det, end at der bliver ryddet en gang for lidt, og at folk kommer til skade.

Generel tilfredshed i bestyrelsen – vi spørger til det igen til generalforsamlingen.

Ad 4)
Keld har lavet forslag til formel arbejdsfordeling blandt bestyrelsesmedlemmerne. Der var generelt enighed om, at dette er en god ide. Det er hermed vedtaget.

Ad 5)
Generalforsamling afholdes 24. februar 2011 kl. 19.30. Keld booker lokale + lægger meddelelse ud på hjemmesiden.

Der deles invitationer + budgetter ud inden 1. februar.
Punkter til dagsorden ud over dem, der fastsat i vedtægterne:
Ændring af vedtægter (Marlene)
Legeplads (Berit og Bo)
Info om grundejerforeningen (Keld og Marlene)
Info om overtagelse af fællesarealer (Keld)
Honorar til bestyrelsesmedlemmer (René)
Snerydning (Keld)
Grønne områder – egenvedligeholdelse (Keld)

Valg af bestyrelse
Følgende modtager gerne genvalg: Bo
Keld
René
Anne

Følgende modtager ikke genvalg: Berit
Marlene

Mangler tilkendegivelse fra: Rune (Marlene følger op)

Marlene undersøger den skattemæssige problematik omkring eventuelt honorar til bestyrelsesmedlemmer.

Der skal være 67 husstande repræsenteret på GF, før vedtægtsændringer kan vedtages.

Bo lægger invitation til GF op på hjemmesiden, og sender også en påmindelse til medlemmerne et par dage før GF.

/ Marlene

Dagsorden:

1)      Valg af dirigent

2)      Beretning om det forløbne år

3)      Regnskab

4)      Rettidigt indkomne forslag

5)      Budget for næste år

6)      Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

7)      Valg af revisor + suppleanter

8)      Den store Ejerforening

9)      Legepladser

10)  Parkering

11)  Støjvold lang hedevejen

12)  Vedtægtsændring

13)  Eventuelt

Ad 1

Da ingen af de fremmødte tilbød sig som dirigent, blev formand Marlene Ødorf, trods vedtægternes § 15, stk. 2, enstemmigt valgt som dirigent.

Martin Præst tiltrådte som referent på denne generalforsamling.

Der var 38 husstande repræsenteret, dette var desværre ikke nok til at gennemføre den ønskede vedtægtsændring

Jan Toftdal bemærkede, at regnskabet ikke var rettidigt afleveret i underskrevenstand og at generalforsamlingen derfor reelt ikke var lovligt indvarslet – det blev dog enstemmigt vedtaget at fortsætte generalforsamlingen alligevel.

Ad 2

Der er oprettet en hjemmeside med henblik på hurtig videndeling – der er kommet rigtig god respons på siden.

Det fungerer godt med kontingentindbetalingerne – enkelte har dog ikke betalt og det er af principielle årsager valgt, at bestyrelsen, efter at der er rykket for betaling, vil overgive sagerne til inkasso.

Det drøftedes om man fremover kan indkalde til generalforsamling via email. Seddel bliver lagt frem så man kan skrive husadresse og mailadresse.

Snerydning – det er vigtigt at vi melder ind, så evt. krav kan fremsættes for fremtidig leverandør, når vi fra 2011 selv skal stå for dette i Parcelforeningen.

Generelt er alle tilfredse med undtagelse af enkelte, som har oplevet at snetraktoren vender i indkørslen etc. der klages over disse enkelte tilfælde.

Ad 3

Bo Binau fremlagde regnskabet.

Jan Toftdal bemærkede, at de udestående 4.800 i kontingentindbetalinger bør indtægtsføres og sættes som et tilgodehavende i balancen.

Der er ikke tegnet forsikringer, dette bør bringes i orden hurtigst muligt.

Hvad er der brugt landinspektør til? Det har været på en enkeltsag, som en af beboerne har kørt med kommunen omkring niveauregulering – eksisterende kort var fejlagtige og derfor havde denne beboer en dialog med kommunen, hvor de blev afvist. Til sidst blev en landinspektør sat på sagen og bestyrelsen har valgt af egen fri vilje valgt at støtte denne beboer, da dette område skal forventes at være i orden.

Kommunen har taget det til efterretning og vil rette op på fejlen i foråret 2010.  

Regningen videregives til kommunen i forbindelse med den samlede overtagelse af fællesarealer med den forventning at den bliver refunderet.

Der var ikke yderligere kommentarer til regnskabet.

Ad 4

Der er ikke indkommet rettidige forslag og dette punkt behandles derfor ikke yderligere på generalforsamlingen.

Ad 5

Budget for 2010 blev fremlagt af Bo Binau.

Det forventes først at vi tidligst i efteråret 2010 overtager fællesarealer og derfor er der ikke afsat penge til dette.

Legeplads – Der er afsat kr. 100.000,- og dette vurderes forholdsvist lavt. Dog ønsker man umiddelbart ikke at starte på disse investeringer før den store grundejerforening er stiftet, da det er samtlige grundejerforeningens medlemmer, der bør finansiere de fælles legepladser.

Der er lavet en regnefejl vedr. opsparingen til vejfond og den skal derfor som en separat linie under anslået formue.

Forslag til snefond – dette bliver taget op i bestyrelsen.

Spørgsmål til kontingentbeløbet – er det endelig fastsat? Besvarelsen er at det er et estimat, som man holder fast i på nuværende tidspunkt.

Ad 6+7

Da der ikke var mødt tilstrækkeligt mange husstande til at få gennemført vedtægtsændring af § 17, stk. 2. De valgte fortsætter derfor et år endnu. Der er derfor ikke valg på disse punkter.

Ad 8

Bestyrelsen har forsøgt at kontakte ejerne af de store parceller i yderkanten af ”buen” på Hasselvangen med henblik på at få etableret den store ejerforening. Dette da vi ellers ikke kan få opstartet anlæg af legepladser etc.

2 ud af 8 ejere af storparcellerne har meldt tilbage, at de vil dukke op til en stiftende generalforsamling.

Bestyrelsen arbejder videre på etableringen af den store ejerforening inkl. storparcellerne.

Ad 9

Der blev fremvist et kort over området, hvor det blev anvist hvor det er planlagt at anlægge legepladserne. Der planlægges etableret 2 legepladser på det store grønne areal indenfor ”buen” ved søerne. Bestyrelsen er begyndt at undersøge priser på etableringen af legepladserne. Det skal her vurderes hvor meget vi ønsker at lave selv i henhold til gældende ”legepladsreglementer”.

Planerne for legepladser ligger ikke fast endnu, da det i princippet er Grundejerforeningens projekt og ikke parcelforeningens.

Ad 10

Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på at de regler der er for området, ikke bliver overholdt. Der må ikke foretages parkering på vendepladser. Der skal være plads til parkering af minimum 2 biler på den enkelte parcel.

Der henstilles til at de enkelte grundejere efter lever reglerne, der er til for at vi alle trives.

Ad 11

De fleste beboere langs hedevejen har indgivet klage til kommunen af den anlagt støjvold ikke som den bør være. Dette er blevet undersøgt og den lever op til lokalplanen – dog vurderes det pt. om kommuens beregningerne vedr. støj og trafikmængde er sandsynlige.

I forbindelse med den nye udstykning i forlængelse af Birkevangen vurderes problemerne omkring støjvolden ikke at blive mindre.

Igennem Solbjerg Fællesråd vil man indgå i dialog omkring støjvolde, cykelsti etc. samt fartbegrænsning. Det vurderes derved om der skal foretages en konkret måling. Denne har kommunen for nuværende ikke accepteret at finansiere eller rette sig efter.

Ad 12

Kunne ikke vedtages grundet manglende fremmøde fra nok husstande (38 fremmødte) der skal være 50 fremmødte for en vedtægtsændring.

Ad 13

* Man skal samle efterladenskaber fra hunde op.

* Mulighed for ansættelse af vagtværn – det kommer med som forslag på ekstraordinær generalforsamling.

* Alle beboere bør holde øje med ubudne gæster.

* Hastighed på ”buen” – kommer der fartbegrænsninger på? Der tages med som forslag overfor kommunen ved færdiggørelsen, men det er pt. ikke med i planerne.

Som referent:                                             Som formand:

________________________                                       _________________________

Marlene Ødorf                                                                Marlene Ødorf

Til stede: Berit, René, Bo og Marlene

Dagsorden:

1)      Referat fra generalforsamling

2)      Kautionsforsikring

3)      Vagtværn

4)      Vedtægtsændringer

5)      Ekstraordinær generalforsamling

6)      Vedtægter, Grundejerforeningen

7)      Lokalplan 854, høringssvar, støjvold

1) Referat fra generalforsamling

Referatet godkendt. Det gøres tilgængeligt med det samme.

2) Kautionsforsikring

Vi har endnu ikke fået et tilfredsstillende tilbud, og arbejder videre på sagen. Det tilstræbes at forsikring er tegnet senest primo juni måned 2010. René arbejder videre.

3) Vagtværn

Vi afventer priser fra to forskellige selskaber. Priserne burde komme inden påske, hvorefter vi vil vurdere tilbuddene. Bo arbejder videre.

Når vi har fundet tilfredsstillende tilbud, vil vi lægge op til ekstraordinær generalforsamling.

4) Vedtægtsændringer

Vi skal have en medlemsprotokol. Vi opfordrer så mange som overhovedet muligt til at opgive e-mailadresser, som kan benyttes til indkaldelser etc.

Forslag til ændring af § 13, stk. 1:

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned. (i stedet for februar)

Herved følger ændring af § 20, stk.1:

Regnskab tilstilles revisor senest 15. februar…

Forslag til ændring af § 13, stk. 3:

Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til

generalforsamlingen. Det samme gælder det underskrevne årsregnskab samt forslag

til budget for det kommende regnskabsår.

Ændres til:

…Underskrevet årsregnskab samt forslag til det kommende regnskabsårs budget gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside senest samtidig med udsendelsen af indkaldelser.

Forslag til ændring af § 17, stk. 2:

Bestyrelsen samt to suppleanter vælges for 2 år ad gangen, dog kan kasserer og

formand ikke være på valg samtidig. Genvalg kan finde sted..

ændres til:

Bestyrelsen samt to suppleanter vælges for to år ad gangen. Hvert år er halvdelen af bestyrelsen på valg, således at ikke hele bestyrelsen afgår på samme tid. Kasserer og formand kan ikke være på valg samtidig. Genvalg kan finde sted.

5) Ekstraordinær generalforsamling

Bestyrelsen indkalder til ekstraordinær generalforsamling, når vi har valgt vagtværn.

Ud over at stemme om vagtværn, lægger vi op til vedtægtsændringer.

6) Vedtægter – Grundejerforeningen

Er delt ud til alle bestyrelsesmedlemmer, der skal komme med bemærkninger inden medio april.

7) Lokalplan 854, høringssvar, støjvold

Solvangens høringssvar er nu udarbejdet, og vil blive sendt til kommunen inden fristen 7. april 2010. Derudover vil Solbjerg Fællesråd sende et høringssvar. De enkelte beboere opfordres endvidere til at indsende bemærkninger til lokalplan 854 samt støjbekæmpelsen ved hedevejen til kommunen. Klager kan sendes til: planlægningogbyggeri@aarhus.dk

Hvis nogen ønsker inspiration lægges Solvangens høringssvar på hjemmesiden.

/24.3.2010, som referent: Marlene

Deltagere: Marlene, Rune, Bo, Rene, Anne, Berit og Keld

Afbud: ingen

Kontingentindbetalinger

Folk har generelt været gode til at betale.

Bestyrelsen har besluttet at efter en rykker sendes manglende betaling til incasso.

Kontingentet på 2400 kr/år fastholdes.

Den store grundejerforening
Marlene har rettet henvendelse til kommunen og har fået adresserne på ejerne af storparcellerne. Hun har sendt dem et brev, men endnu ikke hørt noget. Vi arbejder videre med det

Legepladser – hvor langt er vi?
Bo og Berit har kigget på legeplads området og foreslog at vi placerer et legeområde for de mindste ved den lille sø og et legeområde for de lidt ældre ved den store sø. Bestyrelsen sagde god for dette, og de arbejder videre med en konkretisering af legepladsernes indhold. Der er sendt et oplæg til 3 firmaer.

Vagtselskab.

Efter en del indbrud i området, undersøges priser og om andre som f.eks. Birkevangen vil vare med i en ordning. Områdets beboere skal naturligvis høres inden noget besluttes.

Støjvold status.

Intet nyt siden sidste møde.

1. Kontingentindbetalinger
Alle beboere undtagen 5 har indbetalt kontingent. Der er blevet rykket for de resterende.

2. Støjvold
Vi har modtaget et brev stilet til kommunen underskrevet af alle støjvoldens naboer, hvor de klager over højden på støjvolden og opfordrer kommunen til at øge højden på støjvolden og lave andre støjreducerende foranstaltninger. De anmoder i brevet også om at den planlagte sti langs indersiden af støjvolden sløjfes.

Bestyrelsen støtter fuldt beboerne i at det er et problem med højden på støjvolden og har bedt kommunen fremsende de beregninger, der i sin tid lå til grund for beslutningen om højden på støjvolden. Vi har desuden foreslået at der foretages en støjmåling. Volden er netop blevet forhøjet i den østre ende af Solbjeg Hedevej, men dette er sket, fordi den nyanlagte vej er kommet til at ligge højere end oprindeligt planlagt.

Bestyrelsen går imidlertid ikke ind for at sløjfe stien på indersiden af støjvolden. Den er netop tænkt som et alternativ til at færdes på Solbjerg Hedevej og samtidig er det vigtigt at sikre at alle beboere har mulighed for at klippe deres hække på ydersiden.

3. Den store grundejerforening
Marlene har rettet henvendelse til kommunen og har fået adresserne på ejerne af storparcellerne. Hun har sendt dem et brev, hvor hun opfordrer dem til at stifte parcelforeninger inden nytår, så vi kan få stiftet grundejerforeningen i det nye år.

4. Status på færdiggørelse af veje og fællesarealer
Anne Og Kjeld har foretaget en gennemgang af anlægsfirmaets arbejde sammen med to fagpersoner fra området. Anlægsfirmaet har efterfølgende lavet en del justeringer af terræner. Særligt har der været en problemstilling for beboerne på Solbjerg Hedevej 109-115 (ud mod fællesarealet). En af beboerne har måtte betale en landmåler for at overbevise kommunen om at terrænet på fællesarealet ligger for lavt. Bestyrelsen har besluttet at vi refunderer udgiften og tager slåskampen med kommunen.

5. Legepladser – hvor langt er vi?
Bo og Berit har kigget på legeplads området og foreslog at vi placerer et legeområde for de mindste ved den lille sø og et legeområde for de lidt ældre ved den store sø. Bestyrelsen sagde god for dette, og de arbejder videre med en konkretisering af legepladsernes indhold.