Fremmøde var på 10 personer og 4 fra bestyrelsen. Dette var meget lavt fremmøde og bestyrelsen lovede ikke at lægge generalforsamlingen kl. 19.00 en fredag aften en anden gang.

1 ) Valg af dirigent og referent

Valg af dirigent faldt på Henrik, og Susanne blev udnævnt til referant
2 ) Formandens beretning 2011
Grønne områder herunder overdragelse:

Det er besluttet at det ”høje græs” der ikke blev klippet mere end et par gange om året nu klippes hver gang. Dette nåede vi at opleve sidst på året, hvilket gav området en meget pænere look.

Der har i 2011 været en del korrespondance med Aarhus kommune om overdragelse af de grønne områder.

Det er en god ide at tage fat i bestyrelsen, hvis man har spørgsmål til anlægsforhold her under hæk m.m.. Bestyrelsen vil gerne hjælpe de enkelte grundejere ift. fortolkning af eks. lokalplanen. Bestyrelsen vil dog ikke gå ind i sagsbehandling eller tage part. Grunden til, at bestyrelsen nævner dette er, at vi har fået et par henvendelser efter Aarhus kommune har bedt nogle grundejere om, at få bragt nogle ting i orden.

Rene gennemgår overdragelsen i detaljer.

Vintervedligehold:

Der er ikke så meget at sige til dette i år. Der har dog været en henvendelse om at bommene ikke var blevet lukket igen. Der for har Rene en nøgle til bommene således vi kan lukke dem hvis det skulle ske igen.

Køb og opsætning af legeplads:

Godkendelsen til opførelse af legeplads kom i hus. Det betyder at legepladsen bliver leveret efter påske.. Der skal derfor lavet et par arbejdsweekender hvor legepladsen skal opføres. Mere her om senere. Det skal dog bemærkes at det principielt er grundejerforeningen der står for køb og opførelse af legepladserne. Det skyldes udelukket, at de opføres på fællesarealerne.

Antenneforening/Kabel TV:

Der blev indhentet tilbud på at få leveret kabel tv i området, tilbuddet blev omdelt til alle husstande.

Da der kun var 20 husstande, der har svaret på oplægget om etableringen af Kabel TV og ud af disse har kun 8 meldt positivt tilbage. Bestyrelsen besluttede derfor at der ikke var basis for at gå videre med dette.

Parkering:

Bestyrelsen har undersøg forhold omkring parkering under hele lokalplan 692. Sagen er den der nogle konflikter omkring parkering på venepladser, herunder trailer parkering m.m.. Det forholder sig således at der IKKE må parkeres på de små vendepladser. De små vendepladser er forbeholdt redningskøretøjer i tilfælde af brand og redningskørsel. Parkering skal her under gæste-parkering, de to første ”gæste biler” skal parkeres på grunden sammen med værtens biler.

Efterfølgende gæster/biler skal parkeres langs vejen. Dog maks. 5 meter fra indkørsler, indgange og hjørner. Der henvises i øvrigt til Aarhus kommunes regler for parkering.

Bestyrelsen går ikke ind i enkeltsager – der henvises i stedet til Aarhus kommune, hvor der kan klages over parkering.

Bankskifte:

Bestyrelsen arbejder stadig på bankskifte. Vi var ellers meget tæt på et bankskifte da vores nuværende bank forsinkede processen. Bestyrelsen havde overdraget opgaven til Bo, men der et nogle formaliteter der gør at vi er lidt forsinket. Vi forventer sagen afsluttet inden sommer.

Kort beretning fra grundejerforeningen:

Keld giver en kort beretning fra grundejerforeningen.

Keld forklare hvad grundejerforeningen består af og hvilke områder der hører under foreningen. Samt fordelingen af kontingenter til foreningen fra de forskellige parter.

Status om legeplads køb her under lån og opsætning samt vedligehold af grønne områder.

Referatet blev godkendt.

3 ) Regnskab og budget

Regnskabet blev gennemgået og enkelte punkter uddybet hvorefter regnskabet blev godkendt.

Budgettet blev gennemgået og enkelte punkter uddybet hvorpå budgettet blev godkendt.

6 ) Valg af bestyrelsesmedlemmer + suppleanter

Bent Svit og Heidi O. Kristiansen modtog genvalg

7 ) Valg af revisor + suppleanter

Peter modtog genvalg

Johan fra Hasselvangen 267 blev valgt ind som suppleant

8 ) Den store grundejerforening

Se punkt 9 – legeplads.

9 ) Legeplads

Bent Svit vil gerne være en form for ”projektleder” på opførelse.

Der blev efterlyst frivillige til at hjælpe, både med indkøb, servering for de arbejdende, udpakning og bæren på plads, gåen til hånde efter anvisninger og håndværksmæssig faglighed.

Der var en 7-8 til stede som ønsker at deltage i opførelse af legepladsen.

Der laves en tilmelding som sendes ud via internettet og en slip i papirform som omdeles. Her kan man tilmelde sig efter kompetence og under hvilke dage man har mulighed for at deltage.

Dagene fordeles på:

udgravning og støbearbejde den 14-15.

bygning og opførelse den 20-21.

Vi starter klokken 9.00 og slutter når de tilstedeværende føler for det eller vejret dikterer det.

Der bliver lagt tegninger over legepladserne op på hjemmesiden.

10 ) Parkering

Der bliver ikke oprettet parkeringspladser rundt i området og ellers gælder almene færdselsregler på vænger og veje. Se under punkt 2 – formandens beretning.

13 ) Eventuelt

Grønne områder v. Rene.

Mangelliste der er gennemgået med kommunen blev fremvist og de fleste punkter er allerede rettet.

Man kan rette henvendelse til Rene omkring evt. flere punkter men skal dog være opmærksom på at der er en bagatelgrænse for f.eks hvor skævt en lygtepæl på stå før kommunen kommer og retter den op.

Der blev talt en del omkring grundejerne langs sydvolden, hvor der er meget ujævnt terræn på stien og nogen grundejere har inddraget stien til ejen have uden tilladelse. Dertil har nogen plantet anden hæk end bøg i kanterne rundt langs storparacellerne. Dette har kommunen taget kontakt til de enkelte grundejere omkring.

De “vilde” grønne områder bliver sløjfet, så alt græs bliver slået fremover. De små ekstra græsarealer omkring stikstierne bliver slået af firmaet når resten af området ordnes.

Der er ytret ønske om opsætning af skraldespande i de grønne områder især i forbindelse med legepladserne og bord- bænkesættene, samt fjernelse af affald i de grønne områder. Der blev forslået at indføre en ekstra oprydningsdag  så der bliver en både forår og efterår.

Der er mange indbrud i området, og der blev talt om mulighed for opsættelse af dummy-videokameraer som på Birkevangen. Dette kan dog ikke rigtig lade sig gøre grundet lovgivningen og at der i vores område generelt er for mange indfaldsveje og forskellige foreninger tilknyttet.

Der er meget og hurtig trafik på Hasselvangen samt på Solbjerg Hedevej.

Det er et udbredt ønske om trafik-chikaner for på den måde at sænke farten på vejen. Dog skal man huske på at chikaner ud over at sænke farten også medfører en del bremsen op og gassen op igen til gene for de der bor tættest på chikanerne.

Der blev også talt om at få gjort stykket af selve den buede vej ud for den grønne kile til busgade, så kun bybussen har gennemkørsel – dette har dog lange udsigter, da hele området skal være færdigt før dette kan komme på tale.

Der er ønske om at få cykelbane/busbane på Solbjerg Hedevej afmærket med en bred hvid streg, for at få gjort vejen smallere og derved sænke hastigheden på vejen.

Saltning – Spredning bør stoppes når der holdes stille så vi undgår store bunker af salt på vejene.

Motorkørsel – det er forbudt at køre knallert på de små stikstier – der er blevet obeserveret knallertkøreskole rundt på netop stikstierne.

Hjemmesiden.

Der er mulighed for at få lagt en tekst eller noget information op på hjemmesiden solvangen.org ved at sende dette på en email til bestyrelsen. Dog vil denne tekst gennemgå en kort censur og upassende og uetisk indhold/reklamer sorteres fra.

Der blev takket for god orden og vi håber på at se mange til næste generalforsamling

Byggeriet kommer til at foregå over to weekender, d. 14-15. april og d. 21-22. april.
Den første weekend graver og støber vi. Den anden weekend skal legepladserne samles og sættes op.
Arbejdet starter alle dage klokken 9 om morgenen. Hvor længe vi bliver ved afhænger af opgaverne, vejret m.m.

Vi har behov for hjælp til at

• bygge legepladsen
• stå for indkøb af øl, sodavand og pølser til grillen
• stå for at grille pølser m.m.
• bage kage

Vi vil bede jer tilmelde jer på de(n) dag(e) I kan, og samtidig skrive, hvad I gerne vil hjælpe med, hvor meget erfaring I har (håndværker, handyman eller grillmaestro) og jeres telefonnummer.

Tilmeld jer på dette link: http://www.doodle.com/eqgdu6hv3itisfhv

I kan tilføje oplysninger i kommentarfeltet nederst på tilmeldingssiden.

Bestyrelsen står i samarbejde med Bent Svit (Hasselvangen 26) for at koordinere arbejdet.

Mange hilsner

Bestyrelsen

Vi havde desværre igen i går indbrud i vores hus, de smadrede en terrassedør i stueplanet, kom ind og hentede så et møbel på 1 salen som det eneste.

Hvis der er nogen som har set noget, må I meget gerne kontakte os. Indbruddet har fundet sted mandag den 19 marts mellem 8-14 og foregik direkte ud til hovedvejen (omfarten) i Hasselvangen.

Vi vil meget gerne opfordre folk til at reagere hvis de ser noget mistænkeligt, holdende biler eller lignende. Vi kan se i haven at de har parkeret midt på vejen og løbet over plænen ved højlys dag.

Med venlig hilsen

Solveig og John Lund, Hasselvangen 12.

Dagsorden
1. Gennemgang af regnskab
2. Gennemgang af forslag til budget.
3. Forberedelse af generalforsamling
4. Bestyrelsens sammensætning i det nye år
5. Organisering af arbejdet omkring etablering af legeplads

ad. 1
Grundejerforeningens regnskab blev gennemgået. Derefter blev parcelforeningens gennemgået. Der  manglede et endeligt beløb for parcelforeningens udgifter til grundejerforeningen. Det fik Bo på mødet. Herefter er regnskabet klar til revisoren.

ad. 2
Vi vil fastholde kontingent på 2400 kr, men der må absolut ikke komme mindre ind på vejfonden. I 2012 forventer vi at have en ekstra post til pølser, øl og vand i forbindelse med opsætning af legeplads.

ad. 3
Bestyrelsen diskuterede punkterne til generalforsamlingen. Opførelsen af legepladsen vil blive en punkt på dagsordenen.
Henrik laver indkaldelsen.

ad. 4
Rene, Anne, Bo og Keld er på valg. Alle ønsker genvalg.
Bent er på valg som suppleant. Keld undersøger om han ønsker at genopstille.
Vi mangler en revisorsuppleant.

ad. 5
Bestyrelsen diskuterede organiseringen af opførelsen af legepladsen. Keld undersøger hvordan de andre storparceller kan bidrage.

Det er formodentlig sket mandag 13/2 om aftenen (vores genbo opdagede det tirsdag).

Heldigvis er ingen stor skade sket, og udbyttet var meget begrænset.

Håber ikke det er sket for andre af jer, men vi er selvfølgelig meget interesserede i,

om der er nogen der har observeret noget mistænkeligt i nabolaget…?

Mvh.

Josefine & Peter Rasmussen,

Solbjerg Hedevej 63.

Dagsorden

1. Omplantning af Hække
2. Omlægning af fliser I indkørsel
3. Legeplads
4. Overdragelse af område
5. Regnskab
6. Status på kontingentindbetalinger
7. Generalforsamling
8. Evt.
9. Næste møde

Ad. 1
Kommune har sendt breve til de beboere, der ikke overholder lokalplanen. De har i den forbindelse bedt bestyrelsen kommentere på de optegnelser kommunen har gjort. Bestyrelsen har gennemgået dokumentet for at sikre sig at kommunen har ret i sine krav.

Ad. 2
Bestyrelsen er blevet kontaktet af en beboer, der ønsker at bestyrelsen skal rejse en sag i forhold til kommunen omkring omlægning af fliser i beboerens indkørsel. Bestyrelsen har drøftet sagen og besluttet at bestyrelsen ikke aktivt kan gå ind i sagen, men gerne vil vejlede i forhold til gældende regler, som beboeren, så kan henvise til i forhold til kommunen.

Ad. 3
Grundejerforeningen har fået godkendelse til at opføre legepladserne på fællesområdet. Det betyder, at vi kan gå i gang med opførelsen af legepladsen, så snart vejret tillader det.

Bestyrelsen påtænker at starte opførelsen efter påske. I den forbindelse har vi behov for at folk melder sig til at hjælpe. Vi tager dette op i forbindelse med generalforsamlingen.

Ad. 4
Kommunen har været i gang med at udbedre de mangler, som bestyrelsen har påpeget i forbindelse med overdragelsen af området. Når der er gået et halvt år følger vi op på de ting ,der evt. mangler til den tid.

Ad. 5
Bo er i gang med at klargøre regnskab til revisor. Regnskabet ligger klar inden 1. Februar.

Ad. 6
De fleste har indbetalt kontingent. Der er lavet aftaler med de sidste.

Ad. 7
Bestyrelsen går efter at generalforsamling afholdes d. 19. Marts. 

Ad. 8
Bestyrelsen snakkede om problemer med hurtig kørsel i buen og muligheden for at få lavet en eller anden form trafikdæmpning. I den forbindelse diskuterede vi, at der i lokalplanen faktisk står, at man ikke må parkere på vendepladser, men skal bruge parkeringspladserne. Vi tager kontakt til kommunen for at få fundet ud af, hvor de p-pladser er blevet af.

Ad. 9
Næste møde afholdes d. 20. februar.

Tilstede: Heidi, Keld og Anne (Rene med på telefon)

Afbud fra Henrik og Bo

Dagsorden

1. Legeplads
2. Antenneforening
3. Omplantning af Hække
4. Overdragelse af område
5. Kontigentindbetalinger
6. Vedligehold af grønne områder
7. Hjemmeside
8. Opdatering af adresseliste
9. Evt.
10. Næste møde

Deltagere:

Keld

Rene

Anne

Heidi

Henrik

Bo: kunne ikke pga arbejde, men havde sendt status/bemærkninger på mail.

Falske overvågningskameraer. Er det noget vi vil?

Da stamvejen er fælles for hele området må det evt være en sag for grundejerforeningen.

Solvangen gør ikke yderlig ved sagen.

udbetaling af eller modregning i kontingent: 1200 kr for bestyrelsesarbejde. Hvordan?

Beløbet udbetales umiddelbart inden 1/12 hvert år

status Skanderborg antenneforening:

Heidi: afventer tilbagemelding inden 1/10

status legeplads

Henrik: der er ved at blive søgt tilladelse.

Der skal laves en målfast tegning af legepladsen som skal tegnes ind på en plan over området.

Keld: skal prøve at få tegninger fra legepladsfirmaet og en fra kommunen til at ligge den ind på.

Der skal efterspørges en vedligeholdes plan fra legepladsfirmaet til tilladelse.

Status placering af hække i skel.

Henrik: afventer stadig, trods flere henvendelser stadig afklaring. Der forventes afklaring fra kommunen inden efteråret.

status skiltning i området

Der kommer skilte i områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området, efter politiets anvisninger.

status bankskifte også med flytning af konto til grundejerforening

Det er enstemmigt besluttet at flytte bank til jyske bank, efter vurdering af flere banker.

Grundejerforenings konto flyttes samtidig til kasser i grundejerforeningen.

status kontingentindbetaling.

Der er enkelte ”hængepartier” hvilket bl.a. er de konkursramte træhusfirmaer.

Bo: fremskaf girokort, som gives til Heidi, som vil uddele dem. 

status revisor

Peter er stadig revisor i foreningen.

status hjemmeside

Anne: koordinerer med Rune, og er blevet administrator.

Status overdragelse af grønne områder og veje.

Der er gået nogle ture rundt i området, med deltagelse af beboere med indsigt i grønne områder og veje.

Der er lavet en ”mangelliste” over området, som skal sendes til kommunen, som skal kommentere / udbedre manglerne.

Rene: sender listen til kommunen og hele bestyrelsen tager dialogen med kommunen.

status grønne områder

Rene: det undersøges hvad de områder med ”højt græs” koster ekstra at få slået hver gang.

Der indhentes tilbud på at få slået områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området.

Stier og områder med grus bør holdes bedre.

arbejdsgange i bestyrelsen:

Keld: Jeg vil foreslå at man starter hvert bestyrelsesmøde med at gennemgå referatet fra sidste møde, for at sikre at der fulgt op.

Vedtaget.

Er der fulgt op på et punkt, kan det udgå af det løbende referat, ellers føres det videre med kommentarer om hvad der nu gøres.

Dette vil sikre at der bliver fulgt op på sagerne, og at nye medlemmer af bestyrelsen og andre i foreningen ved hvad der sker fordi:

Keld: Jeg vil foreslå at referater fra vores møder altid ligges på hjemmesiden.

Vedtaget.

Modtagelse, kontrol og betaling af regninger:

I dag er det sådan at den der på foreningens vegne har indgået en aftale, får regningen tilsendt.

vedkommende er derved blevet ansvarlig for at kontrollere den og sende den videre til betaling.

Kasseren er så ansvarlig for at regningen bliver betalt.

Sådan bliver det også fremadrettet.

betaling af regninger: skal kasseren alene være ansvarlig eller skal den der har godkendt den også være ansvarlig?

Kasseren forbliver ene ansvarlig.

Næste møde: afhængig af status på legeplads, dog senest 1/11

Referent: Keld